Rechnungsvorlage
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Die Rechnungsvorlage legt fest, wie Ihre Rechnungen aussehen und wie es danach weitergeht: Rechnungsnummer, Kopf- und Fußtexte, Drucklayouts, Bankverbindung mit GiroCode, Ausfallhonorar und die vier Mahnstufen. Jeder Abrechnungsfall und jede Rechnung ist mit genau einer Rechnungsvorlage verbunden.
Eine Rechnungsvorlage für die Praxis
Die Praxis hat genau eine Rechnungsvorlage. Bei einer neuen Praxis richtet TCMSOFT die Vorlage GOÄ Rechnung mit Standardtexten und Mahntexten für alle vier Stufen ein. Jeder neue Abrechnungsfall, jede Rechnung und jede Ausfallrechnung bekommt diese Vorlage – auswählen müssen Sie nichts.
Gibt es aus früherer Zeit weitere Vorlagen (etwa aus der Datenübernahme), bleiben sie für ihre bisherigen Rechnungen erhalten: Nachdruck, Mahnung und Storno laufen wie gewohnt. Neue Rechnungen bekommen sie nicht mehr, ihr Nummernkreis endet. Hängt ein offener Abrechnungsfall oder eine noch nicht gedruckte Rechnung an einer solchen Vorlage, zeigt die Seite das Feld Rechnungsvorlage – dort stellen Sie auf die Vorlage der Praxis um.
Rechnungsvorlage bearbeiten
- Öffnen Sie Stammdaten › Rechnungsvorlage.
- Passen Sie die Karten an (siehe unten).
- Klicken Sie auf Speichern.
Vorlage und Nummernkreis
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Name der Vorlage |
| Art | GOÄ, UV-GOÄ, GebüH oder MwSt. Nur Ziffern derselben Rechnungsart lassen sich in einen Abrechnungsfall mit dieser Vorlage übernehmen. Gibt es mit der Vorlage schon Rechnungen – auch noch nicht gedruckte –, ist die Art schreibgeschützt; sie würden sonst anders nachgedruckt. |
| Kleinunternehmer – keine Umsatzsteuer ausweisen (§ 19 UStG) | Nur einschalten, wenn die Praxis Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist. Rechnungen mit dieser Vorlage weisen dann keine Umsatzsteuer aus – auch nicht bei Produkten mit 19 % –: Über der Gesamtsumme stehen „steuerfrei (§ 4 Nr. 14 UStG)“ für die Heilbehandlungen und „ohne USt. (§ 19 UStG)“ für die Produkte, unter der Gesamtsumme der Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“, sofern Kopf- oder Fußtext bzw. die Druckvorlage § 19 nicht schon nennen. Die Auswertung zählt diese Produkte als „ohne USt. (§ 19 UStG)“, nie als steuerpflichtig. Die Beträge bleiben, wie sie erfasst sind. Ausgeschaltet (Standard) weist die Rechnung die Umsatzsteuer aus, sobald sie Produkte (Typ MwSt.) enthält, auch mit 0 %. Der Schalter gilt für Rechnungen, die noch nicht gestellt sind; Rechnungen, die seit Einführung des Schalters gestellt wurden, behalten, was beim Stellen galt (siehe Tipps unten) |
| Format | Aufbau der Rechnungsnummer. Platzhalter stehen in geschweiften Klammern; mit @ fügen Sie Zähler (fünfstellig), Zähler, Jahr oder Monat ein. Voreingestellt: Jahr, gefolgt vom fünfstelligen Zähler (z. B. 202600001) |
| Zählerstand bei Jahreswechsel | 0 = der Zähler läuft im neuen Jahr einfach weiter. Eine Zahl größer 0 ist der Startwert im neuen Jahr: bei 1 hat die erste Rechnung des Jahres den Zähler 1, bei 123 den Zähler 123. Dann muss das Jahr im Format stehen. Gilt zu jedem Jahreswechsel - und sofort, solange die Vorlage im laufenden Jahr noch keine Nummer vergeben hat |
| Aktueller Zählerstand | Nur zur Anzeige: der Zählerstand des laufenden Jahres |
Jede Rechnungsnummer und jede Stornonummer zählt den Zähler um eins weiter. Maßgeblich ist das Kalenderjahr, in dem die Nummer vergeben wird. Eine neue Vorlage beginnt mit dem Zähler 1 - oder mit dem Zählerstand bei Jahreswechsel, wenn dort eine Zahl größer 0 steht.
Rechnungsnummern müssen eindeutig sein. TCMSOFT vergibt deshalb keine Nummer zweimal - auch nicht, wenn zwei Arbeitsplätze gleichzeitig eine Rechnung erstellen oder zwei Vorlagen dasselbe Format haben. Ist eine Nummer schon vergeben (etwa aus der Datenübernahme oder weil eine andere Vorlage dasselbe Format hat), nimmt TCMSOFT von selbst die nächste freie; dabei können Lücken entstehen. Beim Speichern prüft TCMSOFT das Format: Fehlt der Zähler, oder beginnt der Zähler jedes Jahr neu, ohne dass das Jahr in der Nummer steht, lässt sich die Vorlage nicht speichern, und die Meldung sagt, was zu ändern ist.
Texte
Die Karte Texte hat vier Reiter: Standard, Steuer (optional), Storno und Storno Steuer (optional). Jeder Reiter hat einen Kopftext (über den Positionen) und einen Fusstext (darunter). Die Steuer-Texte werden anstelle der Standardtexte gedruckt, wenn die Rechnung Umsatzsteuer ausweist – also Ziffern vom Typ MwSt. enthält (auch mit 0 %) und die Vorlage nicht auf „Kleinunternehmer“ steht; ist ein Steuer-Text leer, gilt der Standardtext.
In allen Textfeldern öffnet @ die Liste der Platzhalter. Eine Auswahl:
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
| Patient Anredeformel | z. B. „Sehr geehrte Frau Musterfrau“ |
| Rechnung Rechnungsnummer | die Nummer der Rechnung |
| Rechnung Datum | das Rechnungsdatum |
| Rechnung Summe Brutto / Rechnung Noch offen | Rechnungsbetrag bzw. offener Betrag |
| Rechnung Mahnung 2 fällig (1–4) | Datum, an dem die Mahnstufe fällig wird |
| Rechnung Mahnunggebühr | die aktuelle Mahngebühr |
| Rechnung IBAN, Rechnung Kontoinhaber | Bankverbindung dieser Vorlage |
| Ausfallrechnung Versäumter Termin | Datum des nicht wahrgenommenen Termins |
Dazu kommen Angaben zu Betriebsstätte, Leistungserbringer und Patient. Seitenzahlen setzen Sie im Drucklayout. Textbausteine (#) gibt es in den Texten der Rechnung nicht, nur Platzhalter.
Hinweis: Kopf- und Fußtext werden beim Anlegen der Rechnung in die Rechnung übernommen. Spätere Änderungen an der Vorlage ändern bereits angelegte Rechnungen nicht. Hat der Abrechnungsfall eigene Texte, haben diese Vorrang.
Druck
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Druckvorlage | Drucklayout für die Rechnung. Ohne Druckvorlage lässt sich keine Rechnung drucken |
| Druckvorlage Storno | Drucklayout für die Stornorechnung |
| Originale | Anzahl beim ersten Druck. Leer = 1 |
| Kopien | Zusätzliche Exemplare mit Aufdruck „KOPIE“. Leer = keine. Jeder spätere Nachdruck ist immer eine Kopie |
| Originale (Privatversicherte) / Kopien (Privatversicherte) | Abweichend für Patienten mit Versichertenart „Privat“. Leer = wie oben |
Am Patienten (Reiter Abrechnung) lassen sich Originale und Kopien noch einmal abweichend festlegen – diese Angabe hat Vorrang vor der Vorlage.
Ausfallrechnung
Eine Ausfallrechnung wird geschrieben, wenn ein Patient einen Termin nicht wahrnimmt. Sie enthält keine Diagnosen und keine GOÄ-Ziffern, sondern nur das Ausfallhonorar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ausfallhonorar | Betrag, der bei einer Ausfallrechnung vorgeschlagen wird |
| Bezeichnung der Position | Text der einzigen Rechnungsposition (voreingestellt „Ausfallhonorar“) |
| Druckvorlage | Eigenes Layout. Leer = die normale Druckvorlage der Rechnung |
| Kopftext / Fusstext | Eigene Texte. Leer = die Standardtexte der Rechnung |
Bankverbindung
Bank, IBAN, BIC und Kontoinhaber (leer = Name der Praxis aus Stammdaten › Betriebsstätte). Mit GiroCode drucken erscheint auf Rechnung und Mahnung ein QR-Code über den offenen Betrag mit dem Verwendungszweck „Rechnung <Nummer>“ – auf der Rechnung rechts oben neben Rechnungsnummer und Rechnungsdatum (so kostet er nie eine eigene Seite), auf der Mahnung unter dem Mahntext. Fehlt die IBAN oder ist sie ungültig, zeigt die Karte einen Warnhinweis – dann wird kein GiroCode gedruckt, der Druck selbst funktioniert trotzdem.
Mahnung
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Druckvorlage | Drucklayout für alle Mahnungen |
| Mahnstufe 1 bearbeiten … Mahnstufe 4 (Anwalt) bearbeiten | Öffnet die Einstellungen der Stufe. Daneben steht, nach wie vielen Tagen sie fällig wird und ob eine Mahngebühr anfällt |
| Anwalt für Mahnstufe 4 | Anwalt aus dem Adressbuch (Typ „Anwalt“). Leer = Stufe 4 wird nicht gestellt |
Im Fenster einer Mahnstufe (1 bis 3):
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Fälligkeit in Tagen | Stufe 1: Tage ab Rechnungsdatum. Stufe 2 und 3: Tage ab dem Druck der vorigen Mahnung |
| Mahngebühr | Gilt insgesamt und ersetzt die Gebühr der vorigen Stufe. Wird mit dem Druck der Mahnung berechnet; kein Umsatz, nicht Teil der Rechnungssumme |
| Betreff | Betreff der Mahnung |
| Mahntext | Text der Mahnung, Platzhalter mit @ |
Mahnstufe 4 geht nicht an den Patienten: TCMSOFT druckt ein Übergabeschreiben an den Anwalt mit Forderung, allen Mahnungen, Zahlungen und offenem Betrag, dahinter Kopien von Rechnung und Mahnungen. Hier stellen Sie Fälligkeit in Tagen (nach der dritten Mahnung), Mahngebühr, Betreff an den Anwalt und Text an den Anwalt ein. Leere Felder verwenden einen Standardtext; die Aufstellung fügt TCMSOFT selbst an.
PVS Abrechnung
Nur bei Vorlagen der Art GOÄ sichtbar. Hier verbinden Sie die Vorlage mit Ihrer privatärztlichen Verrechnungsstelle.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv | Ein: Rechnungen dieser Vorlage lassen sich an die Abrechnungsstelle übergeben. Vor dem PVS Export prüft TCMSOFT Kundennummer und Abrechnungsstelle sowie jede Rechnung (Rechnungsnummer, Status „In Bearbeitung“, Diagnosen, Positionen). Aus: keine Übergabe – der PVS Export meldet, dass die Übergabe ausgeschaltet ist |
| Kundennummer | Ihre Kundennummer bei der Abrechnungsstelle – für den PVS Export nötig |
| Abrechnungsstelle | Auswahl aus PAD-Abrechnungsstellen – für den PVS Export nötig |
| UID des Patienten senden | Ein: die eindeutige Patientenkennung wird übermittelt. Aus: die Patientennummer |
Tipps und typische Fragen
- Wo stelle ich das Zahlungsziel ein? Ein eigenes Feld gibt es nicht. Die Fälligkeit in Tagen der Mahnstufe 1 bestimmt, wann die erste Mahnung fällig wird. Nennt Ihr Fußtext eine Frist („innerhalb von 30 Tagen“), halten Sie beides von Hand gleich.
- Warum wird eine Mahnstufe nie gestellt? Stufe 1 bis 3 werden nur gestellt, wenn ein Mahntext hinterlegt ist, Stufe 4 nur mit gewähltem Anwalt. Außerdem entscheidet das Mahnkennzeichen des Patienten: „Nicht Mahnen“ = gar nicht, „Kein GMV“ = Stufe 1 bis 3, aber nie Stufe 4.
- „In der Rechnungsvorlage … ist keine Druckvorlage hinterlegt.“ Wählen Sie in der Karte Druck eine Druckvorlage aus. Das Schreiben an den Anwalt braucht zusätzlich die Druckvorlage der Mahnung.
- „Das Ausfallhonorar muss größer als 0,00 € sein.“ Tragen Sie das Ausfallhonorar ein oder geben Sie den Betrag beim Anlegen der Ausfallrechnung an.
- Ziffern erscheinen nicht im Abrechnungsfall. Die Art der Vorlage passt nicht zur Rechnungsart der Ziffer. Solche Ziffern übernimmt TCMSOFT nicht; die Meldung „Nicht hinzugefügt“ bzw. „Nicht alle Ziffern übernommen“ nennt sie mit dem Grund.
- Wann greifen Änderungen an den Mahnstufen? Erst nach Speichern der Vorlage. Mahntexte, Bankverbindung und Drucklayouts gelten beim nächsten Druck, auch für bestehende Rechnungen.
- Gilt „Kleinunternehmer“ auch für schon gestellte Rechnungen? Für Rechnungen, die seit Einführung des Schalters gestellt wurden, nicht: Eine solche Rechnung hält beim Stellen fest, ob sie Umsatzsteuer ausweist, und bleibt so – auch beim Nachdruck. Ältere Rechnungen richten sich beim Nachdruck nach dem Schalter ihrer Vorlage; ihre Beträge bleiben. Rechnungen in Bearbeitung richten sich beim nächsten Speichern oder Drucken nach der Vorlage.
- Nach dem Update steht „Kleinunternehmer“ anders als gedacht. Beim ersten Start nach dem Update stellt TCMSOFT den Schalter bei allen vorhandenen Vorlagen einmalig ein: eingeschaltet nur, wenn die Datenübernahme die Praxis als umsatzsteuerbefreit übernommen hat, sonst ausgeschaltet. Was eingestellt wurde, meldet eine Nachricht in der Glocke. Stimmt das nicht, schalten Sie ihn hier um und speichern. Vorlagen, die danach angelegt, übernommen oder gespeichert werden, stellt TCMSOFT nicht mehr um.