PAD-Versand an die Abrechnungsstelle

Menü: Abrechnung › Rechnungen markieren › PVS Export

Arbeiten Sie mit einer privatärztlichen Verrechnungsstelle (PVS), erstellt TCMSOFT die Rechnungsdaten im PADneXt-Format (PADx) und übergibt sie als Datei. Die Rechnungen laufen dann über die Abrechnungsstelle – Sie drucken sie in TCMSOFT nicht selbst, und TCMSOFT mahnt sie nicht.

Überblick

Rechnungen aus den Abrechnungsfällen erstellen – ohne sie zu drucken.
In der Rechnungsliste markieren und PVS Export klicken.
TCMSOFT prüft die Rechnungen, erzeugt je Rechnungsvorlage eine ZIP-Datei, lädt sie herunter und hält sie unter PVS-Exporte fest.
Sie übermitteln die Datei an Ihre Abrechnungsstelle, z. B. über deren Portal. TCMSOFT verschickt die Datei nicht selbst.
Die übergebenen Rechnungen gelten in TCMSOFT als erledigt und stehen im Archiv.

Voraussetzungen (einmalig)

Wo	Was
Stammdaten › PAD-Abrechnungsstellen	Ihre Abrechnungsstelle ist angelegt (siehe PAD-Abrechnungsstellen).
Stammdaten › Rechnungsvorlage, Bereich PVS Abrechnung	Aktiv eingeschaltet, Kundennummer (Ihre Kundennummer bei der Abrechnungsstelle) und Abrechnungsstelle eingetragen. Optional UID des Patienten senden. Der Bereich erscheint nur bei Rechnungsvorlagen der Art GOÄ.
Stammdaten › Betriebsstätte	Name, Straße, Postleitzahl und Ort der Praxis sind ausgefüllt (siehe Betriebsstätte).

Die Rechnungsvorlage wird über den Leistungserbringer bzw. den Abrechnungsfall gewählt (siehe Rechnungsvorlage).

Rechnungen übergeben

Erstellen Sie die Rechnung aus dem Abrechnungsfall und schalten Sie dabei Sofort drucken aus (siehe Rechnung erstellen). Die Rechnung steht dann „In Bearbeitung“.
Öffnen Sie Abrechnung. Tipp: Filter › Status „In Bearbeitung“ › Filter anwenden.
Markieren Sie die Rechnungen, die übergeben werden sollen.
Klicken Sie auf PVS Export.
Der Browser speichert die ZIP-Datei(en) im Download-Ordner.
Lesen Sie ein Fenster mit Hinweisen aufmerksam – es nennt Rechnungen, die nicht übergeben wurden.
Übermitteln Sie die Datei an die Abrechnungsstelle.

Was geprüft wird

Vor dem Erzeugen prüft TCMSOFT alle markierten Rechnungen einer Rechnungsvorlage. Findet es einen Fehler, wird für diese Rechnungsvorlage keine Datei erzeugt und keine Rechnung verändert. Das Fenster „Die PADx-Datei wurde nicht erzeugt.“ listet alle gefundenen Fehler.

Prüfung	Meldung (Beispiel)
Betriebsstätte mit Name, Straße, Postleitzahl, Ort	„Es wurde keine Strasse in der Betriebsstätte angegeben.“
Abrechnungsstelle und Kundennummer in der Rechnungsvorlage	„Es wurde keine Abrechnungsstelle in der Betriebsstätte angegeben“
Rechnungsvorlage der Art GOÄ	„Rechnung … ist keine GOÄ Rechnung.“
Rechnung noch nicht gestellt	„Es können nur Rechnungen in Bearbeitung gesendet werden.“
Rechnungsnummer vorhanden	„Rechnungsnummer ist in Rechnung nicht angegeben.“
Mindestens eine Diagnose, jede mit Diagnosentext	„Es wurden keine Diagnosen zu der Rechnung angegeben.“
Mindestens eine Position, jede mit Ziffer, Bezeichnung, Datum, Faktor und Betrag – ein Freitext nur mit Text und Datum	„Es wurde keine Ziffer für die Position angegeben.“, bei Freitext „Der Freitext hat keinen Text. …“
Anzahl je Position zwischen 1 und 9999	„Die Anzahl der Position darf zwischen 1 und 9999 liegen …“
Keine Produkte (Ziffern vom Typ MwSt.) und keine GebüH-Ziffern – die PADx-Datei kann sie nicht übertragen	„„Globuli“ ist ein Produkt (Ziffer vom Typ MwSt.) und lässt sich nicht an die Abrechnungsstelle übergeben …“ – nehmen Sie das Produkt aus der Rechnung und berechnen Sie es auf einer eigenen Rechnung, die Sie selbst drucken, oder drucken Sie die ganze Rechnung selbst

Einzelne Rechnungen lässt TCMSOFT aus und nennt sie im Hinweisfenster, wenn der Rechnung die Vertragsart fehlt, Patient bzw. Leistungserbringer nicht mehr vorhanden sind, beim Patienten das Geburtsdatum fehlt (die Abrechnungsstelle verlangt es) oder der Patient von der PVS-Abrechnung ausgenommen ist (siehe unten). Die übrigen Rechnungen werden übergeben.

Nicht übergeben werden:

Ausfallrechnungen – sie enthalten keine GOÄ-Ziffern. TCMSOFT meldet, wie viele übersprungen wurden.
Stornozeilen in der Liste – sie werden stillschweigend ignoriert.

Die Datei

Je Rechnungsvorlage entsteht eine eigene ZIP-Datei. Markieren Sie Rechnungen verschiedener Vorlagen, erhalten Sie mehrere Dateien.
Der Dateiname beginnt mit Ihrer Kundennummer, dann folgen das Tagesdatum, „ADL“ und eine fortlaufende Transfernummer, z. B. „00012345_20260930_ADL_000017_padx.zip“.
Die Transfernummer zählt je Rechnungsvorlage hoch.
Die Datei enthält die Auftragsdatei und die Rechnungsdaten. Ist bei der Abrechnungsstelle eine Rechenzentrums-Kennung hinterlegt, verschlüsselt TCMSOFT die Rechnungsdaten mit deren Zertifikat. Das Zertifikat wird dazu aus dem Internet geladen – ohne Internetverbindung scheitert der Export mit einer Meldung.
Übertragen werden u. a. Kopf- und Fußtext (bei Rechnungen mit Mehrwertsteuer die Steuertexte), die Anweisungen der Rechnung als Abrechnungsanweisung, Diagnosen, Positionen und die Vertragsart. Ein Freitext geht nur als Textzeile mit, Wegegeld und Reiseentschädigung mit ihren Angaben (Entfernungszone, Tag oder Nacht, Abwesenheit, Übernachtungskosten, mit dem eigenen Auto gefahrene Kilometer, Anteil bei mehreren Patienten am selben Ort).

Patienten von der PVS-Abrechnung ausnehmen

Sollen die Rechnungen eines Patienten nicht über die Abrechnungsstelle laufen, schalten Sie in den Patientendaten im Reiter Abrechnung Nicht über die PVS abrechnen ein. Seine Rechnungsentwürfe tragen in der Rechnungsliste das Kennzeichen keine PVS. Markieren Sie sie trotzdem, übergibt PVS Export sie nicht, sondern nennt sie im Hinweisfenster – drucken Sie diese Rechnungen selbst aus.

Nach der Datenübernahme aus dem bisherigen TCMSOFT sind alle Patienten ausgenommen, bei denen dort „PVS Rechnung“ aus war – das bisherige TCMSOFT hat ihre Rechnungen beim Export ebenfalls weggelassen. Gilt das bei Ihnen nicht mehr, heben Sie die Ausnahme unter PVS-Exporte mit Ausnahme aufheben für alle Patienten auf einmal auf.

Status nach der Übergabe

Sobald die Datei fertig ist, bucht TCMSOFT jede enthaltene Rechnung als übergeben:

Die Rechnung erhält eine Zahlung über die Rechnungssumme mit dem Beleg „PADx Auftrag Transfernr.: …“ – die Abrechnungsstelle übernimmt die Forderung.
Das Rechnungsdatum wird auf den Tag der Übergabe gesetzt.
Der Status wird „Archiv“. Die Rechnung erscheint nur noch mit Archiv zeigen, wird nicht gemahnt und in TCMSOFT nicht gedruckt.

Scheitert die Datei (z. B. Zertifikat nicht erreichbar), bleibt jede Rechnung dieser Vorlage „In Bearbeitung“ und lässt sich erneut übergeben.

Achtung: Meldet das Hinweisfenster „Rechnung … steht in der Datei, konnte aber nicht als übergeben gespeichert werden“, tragen Sie auf der Rechnungsseite im Reiter Buchhaltung die genannte Zahlung (Beleg und Betrag stehen in der Meldung) von Hand ein und übergeben Sie diese Rechnung nicht noch einmal – die Abrechnungsstelle hat sie bereits.

Storno einer übergebenen Rechnung

Ein Storno in TCMSOFT erreicht die Abrechnungsstelle nicht. Beim Stornieren warnt TCMSOFT deshalb und verlangt im Kommentar, wann und wie Sie die Abrechnungsstelle informiert haben. Melden Sie das Storno dort selbst (siehe Storno und Korrektur).

PVS-Exporte: erneut herunterladen und zurücknehmen

Menü: Abrechnung › Menü (drei Striche) › PVS-Exporte

TCMSOFT hält jede erzeugte Datei mit Datum, Transfernummer (Spalte Auftrag), Rechnungsvorlage, Abrechnungsstelle, Anzahl und Summe der Rechnungen fest. Klicken Sie auf das Plus vor einer Zeile, sehen Sie die Rechnungen (mit Link zur Rechnung) und die Hinweise der Übergabe.

Knopf	Wirkung
Herunterladen (Pfeil nach unten)	Lädt dieselbe Datei noch einmal herunter, z. B. wenn sie beim Übermitteln verloren ging.
Zurücknehmen (Pfeil zurück)	Nur wenn die Abrechnungsstelle die Datei nicht verarbeitet, z. B. weil sie sie abgelehnt hat. Verlangt einen Grund.

Beim Zurücknehmen entfernt TCMSOFT bei jeder Rechnung der Datei die Übergabe-Zahlung, leert das Rechnungsdatum und setzt sie zurück auf „In Bearbeitung“. Der Grund steht im Protokoll jeder Rechnung, der Export zeigt danach „Zurückgenommen“ mit Datum, Benutzer und Grund. Die Rechnungen lassen sich dann erneut übergeben (mit neuer Transfernummer) oder selbst drucken. Rechnungen, die inzwischen storniert sind oder weitere Zahlungen haben, lässt TCMSOFT unverändert und nennt sie – prüfen Sie diese selbst.

Achtung: Hat die Abrechnungsstelle die Rechnungen schon verarbeitet, nehmen Sie den Export nicht zurück – der Patient bekäme sonst zwei Rechnungen.

Tipps und typische Fragen

„Es können nur Rechnungen in Bearbeitung gesendet werden.“ Die Rechnung wurde schon gedruckt (gestellt) oder bereits übergeben. Eine gedruckte Rechnung haben Sie selbst gestellt – sie gehört nicht mehr zur Abrechnungsstelle. Rechnungen, die übergeben werden sollen, beim Erstellen nicht drucken.

Die Meldung spricht von der „Betriebsstätte“, dort gibt es aber keine Kundennummer. Abrechnungsstelle und Kundennummer werden in der Rechnungsvorlage im Bereich PVS Abrechnung eingetragen.

„Ihr fehlt die Vertragsart.“ Wählen Sie auf der Rechnungsseite im Reiter Rechnung die Vertragsart und speichern Sie. Übergeben Sie die Rechnung dann erneut (siehe Vertragsarten).

Wo finde ich übergebene Rechnungen? In der Rechnungsliste mit Archiv zeigen, am besten über die Suche nach Rechnungsnummer oder Patient. Auf der Rechnungsseite steht die Übergabe im Reiter Buchhaltung bei den Zahlungen.

Kann ich die Datei noch einmal herunterladen? Ja, unter PVS-Exporte (siehe oben). Dateien von vor diesem Update sind dort nicht verzeichnet – bewahren Sie sie selbst auf.

Die Abrechnungsstelle hat die Datei abgelehnt. Nehmen Sie den Export unter PVS-Exporte zurück, beheben Sie den Fehler und übergeben Sie die Rechnungen erneut.