Rechnung erstellen

Menü: Akte des Patienten › Abrechnungsfall › Rechnung erstellen – oder Abrechnung (rechte Liste der offenen Abrechnungsfälle)

Aus einem Abrechnungsfall wird mit einem Klick eine Rechnung mit allen Diagnosen und Leistungen. Die Rechnung bekommt sofort ihre Rechnungsnummer, gilt aber erst mit dem Druck als gestellt. Bis dahin können Sie sie noch prüfen und ändern.

Überblick: vom Abrechnungsfall zur gestellten Rechnung

Im Abrechnungsfall sind Diagnosen und Leistungen erfasst (siehe Leistungen und Diagnosen).
Rechnung erstellen: TCMSOFT legt die Rechnung mit dem Status „In Bearbeitung“ an und vergibt die Rechnungsnummer. Der Abrechnungsfall ist damit abgeschlossen und lässt sich nicht mehr bearbeiten.
Drucken (sofort oder später): Erst wenn Sie im Druckfenster Drucken oder Als PDF laden wählen, ist die Rechnung gestellt. Sie steht dann auf „Noch offen“, das Rechnungsdatum ist gesetzt und die Mahnfrist läuft.
Ab jetzt sind Inhalt und Adresse gesperrt. Änderungen gehen nur noch über Storno und Korrekturrechnung.

Statt zu drucken, können Sie eine Rechnung auch an eine PAD-Abrechnungsstelle übergeben – siehe PAD-Versand.

Rechnung aus dem Abrechnungsfall erstellen

Es gibt zwei Wege, beide führen zum selben Fenster:

In der Akte: Öffnen Sie den Abrechnungsfall und klicken Sie oben auf Rechnung erstellen. Der Fall wird vorher gespeichert.
Auf der Seite Abrechnung: In der rechten Liste stehen alle noch nicht abgerechneten Abrechnungsfälle. Klicken Sie in der Zeile auf das Häkchen-Symbol („Erstellt eine Rechnung aus dem Abrechnungsfall.“).

So gehen Sie vor:

Klicken Sie auf Rechnung erstellen bzw. das Häkchen-Symbol. Das Fenster Rechnung erstellen öffnet sich.
Prüfen Sie die Angaben unter Abrechnungsfall: Patient, Anzahl der Leistungen und Summe.
Entscheiden Sie mit den beiden Schaltern, was danach passieren soll (Tabelle unten).
Klicken Sie auf Rechnung erstellen. Oben rechts erscheint die Meldung „Rechnung … wurde angelegt, der Abrechnungsfall ist abgeschlossen.“
Ist Sofort drucken eingeschaltet, öffnet sich das Druckfenster. Wählen Sie Drucken oder Als PDF laden.

Feld	Bedeutung
Abrechnungsfall	Nur Anzeige: Patient, Anzahl der Leistungen (Freitextzeilen zählen nicht mit), Summe.
Sofort drucken	Standard: an. Öffnet nach dem Erstellen das Druckfenster. Mit dem Druck gilt die Rechnung als gestellt und kann danach nur noch storniert werden.
Rechnung danach öffnen	Standard: aus. Zeigt anschließend die neue Rechnung. Wollen Sie Texte und Positionen vor dem Druck prüfen, schalten Sie Sofort drucken aus und diesen Schalter ein.

Hinweis: Enthält der Abrechnungsfall keine Leistungen, warnt das Fenster: Die Rechnung hätte den Betrag 0,00 €. Brechen Sie dann ab und tragen Sie die Ziffern zuerst im Abrechnungsfall ein.

Was aus dem Abrechnungsfall übernommen wird

Angabe auf der Rechnung	Herkunft
Adresse (Empfänger)	Ist beim Patienten eine Bezugsperson als Rechnungsempfänger markiert, deren Name und Anschrift (bei Firmen auch der Firmenname). Sonst Name und Anschrift des Patienten.
Leistungserbringer	Leistungserbringer des Abrechnungsfalls
Rechnungsvorlage	Rechnungsvorlage des Abrechnungsfalls – sie bestimmt Nummernkreis, Druckvorlage, Mahnfristen und Bankverbindung
Vertragsart	Vertragsart des Patienten
Krankenkasse, Versichertennummer	aus dem Abrechnungsfall
Mahnkennzeichen	aus dem Abrechnungsfall
Fallkennzeichen	aus dem Abrechnungsfall
Kopftext, Fußtext und die Steuertexte	aus dem Abrechnungsfall; sind sie dort leer, aus der Rechnungsvorlage
Diagnosen	alle Diagnosen des Falls mit Datum, Code, Text, Lokalisation und Sicherheit
Positionen	alle Leistungen mit Datum, Ziffer, Bezeichnung, Anzahl, Faktor, Begründung, Zusatz und Betrag, auch Wegegeld, Reisekosten, Auslagen und Freitextzeilen

Die Adresse wird beim Erstellen einmal übernommen. Ändern Sie später die Anschrift des Patienten, bleibt die Rechnung unverändert. Solange die Rechnung „In Bearbeitung“ ist, können Sie die Adresse auf der Rechnung selbst korrigieren (siehe Rechnung bearbeiten).

Rechnungsnummer

Die Nummer wird sofort beim Erstellen vergeben, nicht erst beim Druck. Sie kommt aus dem Nummernkreis der Rechnungsvorlage (Format und Zählerstand je Jahr, siehe Rechnungsvorlage).
Eine vergebene Nummer bleibt an der Rechnung, auch wenn Sie danach eine andere Rechnungsvorlage wählen.
Wird eine gestellte Rechnung storniert, erhält die Stornorechnung eine eigene Nummer aus demselben Nummernkreis.
Jede Nummer gibt es nur einmal - Rechnungs- und Stornonummern werden nie doppelt vergeben, auch nicht bei gleichzeitigem Erstellen an mehreren Arbeitsplätzen. Eine schon vergebene Nummer überspringt TCMSOFT; dabei können Lücken entstehen.

Rechnungsdatum

Beim Erstellen bleibt das Rechnungsdatum leer.
Beim ersten bestätigten Druck setzt TCMSOFT das Druckdatum ein – es sei denn, Sie haben vorher auf der Rechnungsseite ein Datum unter Rechnungsdatum eingetragen. Dann gilt Ihr Datum.
Ab dem Rechnungsdatum läuft die Frist bis zur ersten Mahnung (Tage aus der Rechnungsvorlage, siehe Zahlungen und Mahnungen).

Drucken

Gedruckt wird immer über das Druckfenster. Nur Drucken oder Als PDF laden zählen. Wählen Sie Abbrechen, ist kein Print Agent verbunden oder lehnt der Drucker den Auftrag ab („Druck fehlgeschlagen“), bleibt die Rechnung „In Bearbeitung“. TCMSOFT meldet dann „Nicht gedruckt“: Die Rechnung gilt erst nach „Drucken“ oder „Als PDF laden“ als gestellt. Ist der Drucker nur ausgeschaltet oder ohne Papier, nimmt die Druckwarteschlange den Auftrag an: Die Rechnung gilt als gestellt und kommt heraus, sobald der Drucker bereit ist – dann nicht erneut drucken (siehe Drucker).

Beim ersten Druck:

setzt TCMSOFT Status „Noch offen“, Rechnungsdatum, Gedruckt am und die Fälligkeit der ersten Mahnung,
druckt die eingestellte Zahl an Originalen und Kopien. Reihenfolge der Einstellung: zuerst am Patienten (Reiter Abrechnung), dann bei Privatversicherten die Werte „Privatversicherte“ der Rechnungsvorlage, dann die Rechnungsvorlage. Ohne Angabe: 1 Original, keine Kopie. Kopien tragen den Aufdruck „KOPIE“.

Bei jedem späteren Druck der Rechnung fragt ein Fenster, ob Sie ein Original oder eine Kopie (mit Aufdruck „KOPIE“) drucken. Das Original ist inhaltsgleich mit der gestellten Rechnung – gleiche Nummer, gleiches Datum, gleiche Positionen –, z. B. wenn der Patient die Rechnung für die Erstattung bei Versicherung oder Beihilfe noch einmal braucht. Ein späterer Druck ändert an der Rechnung nichts. Jeder Druck steht im Reiter Protokoll der Rechnung, z. B. „Nachdruck als Original am …“.

Was auf dem Papier steht:

Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kopftext, Diagnosen, Leistungen, Gesamtsumme, Fußtext und darunter die Anweisungen.
Ein Freitext steht als kursive Zeile ohne Ziffer, Anzahl, Faktor und Betrag zwischen den Leistungen. Bei Wegegeld und Reisekosten steht die Berechnung mit der Rechtsgrundlage (§ 8 bzw. § 9 GOÄ) unter der Bezeichnung.
Enthält die Rechnung Positionen vom Typ MwSt. – allein oder zusammen mit GOÄ-Ziffern –, schlüsselt TCMSOFT über der Gesamtsumme nach dem Umsatzsteuergesetz auf: „steuerfrei (§ 4 Nr. 14 UStG):“ für die Heilbehandlungen (z. B. die GOÄ-Ziffern), je Steuersatz „Netto 19 %:“ und „zzgl. 19 % USt.:“. In der Leistungstabelle stehen Netto und Steuersatz (Spalte USt.) je Position. Zusammen ergeben die Zeilen genau die Gesamtsumme. Statt der normalen Texte druckt TCMSOFT dann die Steuertexte, sofern sie ausgefüllt sind. Eine reine GOÄ-Rechnung bleibt ohne diese Zeilen.
Produkte mit 0 % stehen als eigener Steuersatz da („Netto 0 %“, „zzgl. 0 % USt.: 0,00 €“). Ob ein Produkt 0 % oder 19 % trägt, legen Sie an der Ziffer fest.
Brutto ist maßgeblich: Produkte werden mit ihrem Bruttopreis erfasst. Je Steuersatz rechnet TCMSOFT das Netto aus der Bruttosumme, die Steuer ist der Rest. Deshalb kann die Summe der Netto-Spalte bei vielen kleinen Beträgen um einige Cent von der Zeile „Netto“ abweichen – die Zeilen über der Gesamtsumme stimmen immer.
Kleinunternehmer: Steht die Rechnungsvorlage auf „Kleinunternehmer – keine Umsatzsteuer ausweisen (§ 19 UStG)“, weist die Rechnung keine Umsatzsteuer aus, auch nicht bei Produkten mit 19 % – der Betrag bleibt gleich. Über der Gesamtsumme stehen dann „steuerfrei (§ 4 Nr. 14 UStG):“ für die Heilbehandlungen und „ohne USt. (§ 19 UStG):“ für die Produkte, ohne Netto- und Steuerzeilen. Unter der Gesamtsumme steht „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“, außer Kopf- oder Fußtext bzw. die Druckvorlage nennen § 19 schon. Die Auswertung zählt diese Produkte ebenso als „ohne USt. (§ 19 UStG)“ (siehe Auswertung).
Was beim Stellen galt, behält die Rechnung: Schalten Sie die Vorlage später um, ändern sich Rechnungen, die seit Einführung des Schalters „Kleinunternehmer“ gestellt wurden, nicht – auch nicht beim Nachdruck. Ältere Rechnungen (gestellt vor dem 14.10.2026) zeigen beim Nachdruck den Ausweis nach dem Schalter ihrer Vorlage; steht sie auf „Kleinunternehmer“, druckt TCMSOFT sie wie damals ohne Umsatzsteuer und ohne die Zeilen und den Hinweis zu § 19 – der Nachdruck fügt nichts hinzu, was das Original nicht hatte. Ihre Beträge bleiben. Die Auswertung zählt solche Produkte trotzdem als „ohne USt. (§ 19 UStG)“. Rechnungen in Bearbeitung richten sich beim nächsten Speichern oder Drucken nach der Vorlage.
Einen GiroCode über den offenen Betrag rechts oben – unter Ort und Datum, neben Rechnungsnummer und Rechnungsdatum –, wenn in der Rechnungsvorlage eine vollständige Bankverbindung steht und der GiroCode nicht ausgeschaltet ist.
Das Aussehen (Kopf, Fuß, Hintergrund) kommt aus der Druckvorlage der Rechnungsvorlage (siehe Drucklayouts).

Per E-Mail oder als PDF

Einen eigenen Knopf zum E-Mail-Versand gibt es bei Rechnungen nicht. Wählen Sie im Druckfenster Als PDF laden: Sie erhalten die Rechnung als PDF-Datei, und die Rechnung gilt – wie beim Drucken – als gestellt.

Tipps und typische Fragen

Der Abrechnungsfall lässt sich nicht abrechnen: „Zu diesem Abrechnungsfall gibt es bereits Rechnung …“. Zu jedem Abrechnungsfall gibt es nur eine Rechnung. Die Meldung nennt Nummer, Datum und Status der vorhandenen Rechnung. Ist sie falsch, stornieren Sie sie und erstellen Sie eine Korrekturrechnung (siehe Storno und Korrektur).

„Der Abrechnungsfall ist als ‚nicht abrechnen‘ markiert.“ Ein so markierter Fall wird nie zur Rechnung. Legen Sie bei Bedarf einen neuen Abrechnungsfall an.

„Der Abrechnungsfall wurde inzwischen an einem anderen Arbeitsplatz abgeschlossen.“ Jemand anderes hat den Fall gleichzeitig abgerechnet. Ihre Änderungen am Fall werden dann nicht übernommen. Die Rechnung finden Sie unter Abrechnung in der Rechnungsliste.

Die Rechnung wurde erstellt, der Druck ging aber schief. Die Rechnung ist trotzdem angelegt und steht „In Bearbeitung“ in der Rechnungsliste. Drucken Sie sie dort erneut (Drucker-Symbol in der Zeile).

„In der Rechnungsvorlage … ist keine Druckvorlage hinterlegt.“ Wählen Sie unter Stammdaten › Rechnungsvorlage im Bereich Druck eine Druckvorlage aus.

„Die Ziffer … gehört zum Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) und darf nicht auf eine GOÄ-Rechnung.“ Im Fall steht eine GebüH-Leistung, etwa nach einem Wechsel der Rechnungsvorlage. Löschen Sie sie im Abrechnungsfall und buchen Sie sie in einem eigenen Fall mit einer Rechnungsvorlage der Art „GebüH“.

Auf der Rechnung fehlt die Mehrwertsteuer, obwohl ein Produkt mit 19 % darauf steht. Vermutlich steht die Rechnungsvorlage auf „Kleinunternehmer“. Prüfen Sie unter Stammdaten › Rechnungsvorlage in der Karte Vorlage den Schalter Kleinunternehmer – keine Umsatzsteuer ausweisen (§ 19 UStG). Ist die Rechnung schon gestellt, bleibt sie, wie sie ist; korrigieren Sie sie über Storno und Korrekturrechnung (siehe Storno und Korrektur) – die Korrekturrechnung richtet sich nach der aktuellen Vorlage.

Sofort drucken oder erst prüfen? Bei gewohnten Fällen genügt Sofort drucken. Wollen Sie Texte, Faktoren oder die Adresse vorher ansehen, schalten Sie Sofort drucken aus und Rechnung danach öffnen ein – gedruckt wird dann auf der Rechnungsseite.