Dokumentationstypen
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Jeder Eintrag in der Akte gehört zu einem Dokumentationstyp: Dokumentation, Brief, chinesisches Rezept, Datei und so weiter. Der Typ legt fest, mit welchem Kürzel und in welcher Farbe der Eintrag in der Akte erscheint und mit welcher Druckvorlage er gedruckt oder per E-Mail verschickt wird. Zusätzlich können Sie eigene Typen anlegen, zum Beispiel „Erstanamnese“ oder „Zungendiagnose“.
Die Liste
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Kürzel | Kennzeichen des Eintrags in der Akte, z. B. DOK oder PR |
| Bezeichnung | So heißt der Typ in der Akte im Reiter Akteinträge erstellen |
| Art | Systemtyp, Dokumentation (eigener Typ), Formular oder Gerät (GDT) |
| In der Akte | ausgeblendet, wenn der Typ in der Akte nicht mehr angeboten wird (siehe unten) |
| Farbe | Farbe des Eintrags in der Akte |
| Schloss-Symbol | Systemtyp – kann nicht gelöscht werden, das Kürzel ist fest |
Oben in der Leiste stehen Neu, Neues Formular, Neues Gerät (GDT) (ab TCMSOFTpro) und Reihenfolge in der Akte (siehe unten). Mit einem Doppelklick öffnen Sie einen Typ.
Systemtypen
Die Systemtypen bringt TCMSOFT mit. Sie werden bei jedem Programmstart geprüft: Fehlt einer, wird er neu angelegt, und ein verändertes Kürzel wird auf den Standard zurückgesetzt. Bezeichnung, Farbe und die Druckvorlagen dürfen Sie dagegen frei ändern – diese Angaben bleiben erhalten. Einzige Ausnahme: Heißt der Typ FILE noch „Dokument“ (die Bezeichnung früherer Neuinstallationen), benennt TCMSOFT ihn beim Start in „Datei“ um.
| Kürzel | Bezeichnung (Standard) | Verfügbar ab |
|---|---|---|
| AF | Abrechnungsfall | TCMSOFTsingle |
| PR | Chin. Rezept | TCMSOFTsingle |
| DOK | Dokumentation | TCMSOFTsingle |
| FILE | Datei | TCMSOFTsingle Unlimited |
| IMG | Bilder | TCMSOFTsingle Unlimited |
| DAT | Dateien | TCMSOFTsingle Unlimited |
| AU | AU-Bescheinigung | TCMSOFTpro |
| BRIEF | Brief | TCMSOFTpro |
| WR | Westliches Rezept | TCMSOFTpro |
| UEB | Überweisung | TCMSOFTpro |
| ATT | Attest | TCMSOFTpro |
| BIO | Biometrie | TCMSOFTpro |
| LAB | Laborbefund | TCMSOFTpro |
| DCM | DICOM-Bilder | TCMSOFTpro |
| LAA | Laborauftrag | TCMSOFTpro |
Wurden aus dem Altsystem Bescheinigungen übernommen, gibt es außerdem die Typen Bescheinigung Schwangerschaft und Bescheinigung Fehl-/Frühgeburt. Diese Einträge lassen sich nur ansehen, nicht neu anlegen.
Der Reiter Akteinträge erstellen in der Akte bietet nur die Typen an, die Ihre Edition enthält. DICOM-Bilder erscheinen dort nie – sie entstehen nur durch den Empfang vom Gerät.
Eigenen Dokumentationstyp anlegen
Ein eigener Typ ist eine freie Dokumentation mit Texteditor, denselben Reitern (Diagnosen, Bilder, Befunde) und Textbausteinen über #, genau wie der Systemtyp Dokumentation – nur mit eigenem Namen, Kürzel und eigener Farbe. So trennen Sie in der Akte zum Beispiel Anamnese, Befund und Therapie.
- Klicken Sie auf Neu.
- Tragen Sie Kürzel, Bezeichnung und Farbe ein.
- Wählen Sie unter Drucklayout die Druckvorlage und die Gewählte Vorlage für Emailversand.
- Klicken Sie auf Speichern.
Der neue Typ steht ab sofort in jeder Akte im Reiter Akteinträge erstellen zur Verfügung (in allen Editionen).
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Ab Edition verfügbar | Nur Anzeige: ab welcher Edition der Typ in der Akte angeboten wird |
| Kürzel | Pflicht. Kennzeichen am Akteneintrag. Muss unter allen Dokumentationstypen eindeutig sein (Groß-/Kleinschreibung zählt nicht). Bei Systemtypen nicht änderbar |
| Bezeichnung | Pflicht. Name in der Akte und Titel der Eintragsseite |
| Farbe | Pflicht. Farbe des Eintrags in der Akte |
| In der Akte anbieten | Ausgeschaltet erscheint der Typ in der Akte nicht mehr unter Akteinträge erstellen; vorhandene Einträge bleiben |
| Druckvorlage | Pflicht. Drucklayout (Kopf, Fuß, Hintergrund) für Drucken |
| Gewählte Vorlage für Emailversand | Drucklayout für den Versand per E-Mail, z. B. ohne Briefpapier-Hintergrund |
| Weitere Drucklayouts | Layouts, die Drucken mit … auf der Seite des Eintrags zur Wahl anbietet, z. B. „Rezept A4“ für lange Rezepte (siehe Akte). Wählen Sie nur passende Layouts: Ein Layout für Rechnungen bricht den Druck eines Rezepts mit einer Meldung ab. Leer = kein Drucken mit … |
Beim Speichern überträgt TCMSOFT ein geändertes Kürzel und eine geänderte Farbe auch auf alle bereits vorhandenen Akteneinträge dieses Typs. Das kann bei großen Akten einen Moment dauern („Bitte warten, Akteneinträge werden angepasst...“).
Eigene Formulare
Mit Neues Formular gestalten Sie einen eigenen Bogen, etwa einen Anamnesebogen mit Ankreuzfeldern. Ein Formular ist ein Dokumentationstyp wie jeder andere – mit Bezeichnung, Kürzel, Farbe und Druckvorlagen im Reiter Dokumentationstyp. Den Aufbau legen Sie im Reiter Aufbau fest: Elemente aus der Palette in Blöcke ziehen, rechts die Eigenschaften einstellen, unter „Logik“ Regeln anlegen.
- Bei den Feldarten Text und Mehrzeiliger Text gibt es den Schalter Textbausteine anbieten (Standard: an). Eingeschaltet können die Ausfüllenden mit # – im mehrzeiligen Feld auch über das Puzzleteil – Ihre Textbausteine einfügen. Schalten Sie ihn bei Feldern aus, in die nur ein Name, eine Zahl oder ein Kürzel gehört. Bestehende Formulare bieten Textbausteine von sich aus an.
- Vorbelegung wird beim Anlegen eines Bogens ins Feld eingesetzt. Mit @ fügen Sie Variablen wie „Patient Vorname“ oder „Heutiges Datum“ ein. Beim Mehrzeiligen Text ist die Vorbelegung selbst mehrzeilig, und # bzw. das Puzzleteil fügt dort auch Textbausteine ein. Bei Zahlen, Datum und Auswahl muss das Ergebnis zum Feld passen, sonst bleibt das Feld leer.
- Lassen Sie das Kürzel leer, bildet TCMSOFT es beim Speichern aus der Bezeichnung (höchstens sechs Zeichen).
- Bereits ausgefüllte Bögen behalten ihren Stand. Änderungen am Aufbau wirken nur auf neue Bögen.
- Wie viele eigene Formulare Sie anlegen können, hängt von der Edition ab: in TCMSOFTsingle bis zu 3, in TCMSOFTsingle Unlimited bis zu 6, in TCMSOFTpro beliebig viele (siehe Editionen). Ist die Grenze erreicht, ändern Sie ein vorhandenes Formular oder löschen eines, das noch nicht verwendet wurde. Hat die Praxis nach einem Editionswechsel mehr Formulare als erlaubt, löschen Sie so viele, bis ihre Zahl unter der Grenze liegt.
Wie ein Formular in der Akte ausgefüllt wird, steht unter Formulare ausfüllen.
Geräte (GDT)
Über Neues Gerät (GDT) (ab TCMSOFTpro) wird ein Untersuchungsgerät als eigener Dokumentationstyp eingerichtet. Das ist unter Praxis-Agent und Geräte beschrieben.
Typ ausblenden
Brauchen Sie einen Typ nicht mehr, schalten Sie auf seiner Seite In der Akte anbieten aus und speichern. Der Typ erscheint dann in keiner Akte mehr unter Akteinträge erstellen; in der Liste steht ausgeblendet. Vorhandene Einträge bleiben erhalten und lassen sich weiter öffnen, drucken und versenden. Das geht auch bei Systemtypen, Formularen und Geräten – ein ausgeblendetes Gerät überwacht der Agent nicht mehr. Vorlagen eines ausgeblendeten Typs bietet die Akte ebenfalls nicht mehr an. Ausgeblendete Formulare zählen weiter zur Höchstzahl eigener Formulare, und ein ausgeblendeter Typ behält sein Kürzel. Den Abrechnungsfall können Sie nicht ausblenden. Wieder einblenden: Schalter einschalten und speichern.
Reihenfolge in der Akte
In welcher Reihenfolge die Typen in der Akte unter Akteinträge erstellen stehen, legen Sie für die ganze Praxis fest:
- Klicken Sie oben in der Leiste auf Reihenfolge in der Akte – oder in der Akte unter den Schaltflächen auf Reihenfolge ändern.
- Ziehen Sie eine Zeile am Griff (≡) an ihren neuen Platz, oder verschieben Sie sie mit den Pfeilen. Alphabetisch sortieren ordnet alle nach der Bezeichnung.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Reihenfolge gilt für alle Benutzer. Ändern darf sie, wer die Stammdaten bearbeiten darf – nur dann steht Reihenfolge ändern in der Akte. Neu angelegte und wieder eingeblendete Typen stehen zunächst unten.
Tipps und typische Fragen
- Warum kann ich einen Typ nicht löschen? Systemtypen haben keine Schaltfläche Löschen. Eigene Typen, Formulare und Geräte lassen sich nur löschen, solange es keinen Akteneintrag mit diesem Typ gibt. Sonst bietet Löschen an, den Typ stattdessen auszublenden.
- „Das gewählte Kürzel ist nicht eindeutig.“ Ein anderer Typ verwendet das Kürzel bereits. Wählen Sie ein anderes.
- Speichern verlangt eine Druckvorlage, obwohl ich nichts drucken will. Die Druckvorlage ist bei jedem Typ Pflicht. Legen Sie gegebenenfalls zuerst ein Drucklayout an.
- Drucken klappt, der E-Mail-Versand meldet „keine Druckvorlage für den E-Mail-Versand“. Für den Versand wird ausschließlich die Gewählte Vorlage für Emailversand verwendet. Tragen Sie dort ebenfalls ein Layout ein.
- Ich habe Kürzel oder Farbe geändert, die Akte zeigt noch die alten Werte. Erscheint eine Fehlermeldung, dass die Akteneinträge noch nicht umgestellt werden konnten, ist der Typ trotzdem gespeichert. Klicken Sie einfach noch einmal auf Speichern.