Storno, Korrekturrechnung und Ausfallrechnung

Menü: Abrechnung (Verbotsschild in der Zeile, Menü mit den drei Strichen) – oder Rechnung öffnen › Stornieren

Eine gestellte Rechnung wird nie gelöscht oder überschrieben. Ist sie falsch, stornieren Sie sie und erstellen eine Korrekturrechnung. Außerdem finden Sie hier die Ausfallrechnung für nicht wahrgenommene Termine und die Prüfung des Rechnungsstatus.

Rechnung stornieren

Zwei Wege:

• Rechnungsliste: Verbotsschild-Symbol in der Zeile.
• Rechnungsseite: Schaltfläche Stornieren oben.

1. Das Fenster Storno öffnet sich mit der Frage „Möchten Sie die Rechnung wirklich stornieren?“.
2. Tragen Sie unter Kommentar den Grund ein, z. B. „falscher Faktor bei Ziffer 1“.
3. Wählen Sie mit den Schaltern, ob eine Stornorechnung gedruckt und ob gleich eine Korrekturrechnung angelegt werden soll.
4. Klicken Sie auf Stornieren.

Was das Storno bewirkt

Die Rechnung war schon gedruckt (gestellt):

• Status „Storniert“, Stornodatum ist heute.
• Die Stornorechnung erhält eine eigene Stornonummer aus dem Nummernkreis der Rechnungsvorlage.
• Die Texte der Stornorechnung (Kopf-, Fuß- und Steuertexte) werden aus der Rechnungsvorlage übernommen. Sie lassen sich danach auf der Rechnungsseite in den Bereichen Texte Storno anpassen.
• In der Rechnungsliste (Archiv zeigen) steht unter der Rechnung eine eigene Zeile der Stornorechnung mit negativem Betrag.
• Die Stornorechnung drucken Sie sofort (Schalter) oder später über Storno drucken auf der Rechnungsseite bzw. das Drucker-Symbol in der Liste.

Die Rechnung wurde noch nie gedruckt:

Das Fenster zeigt dann einen Hinweis: Die Rechnung hat die Praxis nie verlassen. Sie wird ohne Stornorechnung und ohne Stornonummer storniert und zählt nicht als Umsatz. In der Liste trägt sie das Kennzeichen „nie gestellt“. Der Vorgang steht im Protokoll.

In beiden Fällen:

• „Storniert“ ist endgültig. Der Inhalt bleibt gesperrt, gemahnt wird nicht mehr, neue Zahlungen nimmt die Rechnung nicht mehr an – nur noch Rückzahlungen.
• Stornierte Rechnungen erscheinen nur mit Archiv zeigen in der Liste.
• Hatte der Patient schon bezahlt, zeigt die Liste „Rückzahlung offen“. Erfassen Sie die Rückzahlung über das Geldschein-Symbol (siehe Zahlungen und Mahnungen).

Achtung: Ein Storno lässt sich nicht zurücknehmen. Ist die Rechnung versehentlich storniert, erstellen Sie eine Korrekturrechnung – sie bekommt eine neue Rechnungsnummer.

An die PAD-Abrechnungsstelle übergebene Rechnungen

Wurde die Rechnung per PVS Export übergeben, zeigt das Fenster die Warnung An die Abrechnungsstelle übergeben: Ein Storno in TCMSOFT erreicht die Abrechnungsstelle nicht. Melden Sie das Storno dort und halten Sie im Kommentar fest, wann und wie (z. B. „Storno am 22.09. per Portal gemeldet“). Ohne Kommentar lässt sich Stornieren nicht anklicken.

Korrekturrechnung

Die Korrekturrechnung ist eine neue Rechnung mit dem Inhalt der stornierten.

So legen Sie sie an:

• direkt beim Storno mit dem Schalter Korrekturrechnung erstellen, oder
• später auf der Seite der stornierten Rechnung mit Korrekturrechnung erstellen. TCMSOFT meldet „Korrekturrechnung wurde erstellt.“ und kehrt zur vorigen Seite zurück.

Die Korrekturrechnung:

• steht „In Bearbeitung“ und ist voll änderbar – öffnen Sie sie in der Rechnungsliste per Doppelklick,
• bekommt sofort eine neue Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum setzt erst der Druck,
• übernimmt Positionen, Diagnosen, Adresse, Texte, Leistungserbringer, Rechnungsvorlage, Vertragsart, Fallkennzeichen, Mahnkennzeichen, Krankenkasse und Versichertennummer, bei Ausfallrechnungen auch den versäumten Termin,
• rechnet Auslagen, Wegegeld und ähnliche Positionen, die in der stornierten Rechnung mit einem Steigerungsfaktor standen, ohne Faktor neu – nach GOÄ werden nur Gebühren gesteigert,
• übernimmt ältere Freitext-Zeilen mit Betrag als „Sonstiges Honorar“, damit der Betrag nicht verloren geht – ein früher mitgesteigerter Faktor fällt dabei ebenfalls weg,
• übernimmt keine Zahlungen – sie ist eine neue, noch unbezahlte Rechnung,
• bleibt mit dem Abrechnungsfall verbunden; der Abrechnungsfall zeigt dann die gültige Rechnung.

Ändern Sie, was falsch war, und drucken Sie die Korrekturrechnung (siehe Rechnung bearbeiten).

Hinweis: Jeder Klick auf Korrekturrechnung erstellen legt eine weitere Korrekturrechnung an. Klicken Sie nur einmal; eine überzählige stornieren Sie vor dem Druck – sie gilt dann als „nie gestellt“.

Hatte der Patient die stornierte Rechnung schon bezahlt, erfassen Sie dort die Rückzahlung und bei der Korrekturrechnung die neue Zahlung – TCMSOFT überträgt Zahlungen nicht automatisch.

Ausfallrechnung

Eine Ausfallrechnung stellen Sie, wenn ein Patient einen Termin nicht wahrgenommen hat. Sie enthält keine Diagnosen und keine GOÄ-Ziffern, sondern nur eine Position mit dem Ausfallhonorar.

Zwei Wege:

• Akte des Patienten: Menü (drei Striche) oben › Ausfallrechnung. Der Patient steht fest.
• Abrechnung: Menü (drei Striche) über der Rechnungsliste › Ausfallrechnung. Den Patienten wählen Sie im Fenster aus.

1. Das Fenster Ausfallrechnung erstellen öffnet sich. Leistungserbringer, Rechnungsvorlage, Ausfallhonorar und Bezeichnung sind vorbelegt.
2. Prüfen Sie Versäumter Termin und den Betrag.
3. Klicken Sie auf Rechnung erstellen. TCMSOFT meldet „Ausfallrechnung erstellt“ mit der Rechnungsnummer und druckt sie, wenn Direkt drucken an ist.

Fehlt in der Vorlage das Ausfallhonorar, zeigt das Fenster einen Hinweis: Tragen Sie den Betrag hier ein oder dauerhaft unter Stammdaten › Rechnungsvorlage.

Danach verhält sich die Ausfallrechnung wie jede Rechnung: gleicher Nummernkreis, Druck, Zahlungen, Mahnungen, Storno. Unterschiede:

• Art „Ausfall“ in der Liste, „Ausfallrechnung“ auf der Rechnungsseite; kein Reiter Diagnosen.
• Der versäumte Termin steht auf dem Ausdruck.
• Kopf- und Fußtext und Druckvorlage kommen aus dem Bereich Ausfallrechnung der Rechnungsvorlage; sind sie dort leer, gelten die normalen Rechnungstexte bzw. die normale Druckvorlage.
• Ausfallrechnungen lassen sich nicht an eine PAD-Abrechnungsstelle übergeben.

Rechnungsstatus prüfen und reparieren

Ein früherer, inzwischen behobener Programmfehler konnte Rechnungen mit einem Status speichern, der nicht zum offenen Betrag passt (z. B. „Archiv“, obwohl noch etwas offen ist). So prüfen Sie das:

1. Abrechnung › Menü (drei Striche) › Rechnungsstatus prüfen.
2. Stimmt alles, meldet TCMSOFT: „Bei allen Rechnungen stimmt der Status mit dem offenen Betrag überein.“
3. Sonst öffnet sich ein Fenster mit der Anzahl der betroffenen Rechnungen: RNR, Patient, Noch offen und Status (bisher → neu).
4. Klicken Sie auf Korrigieren. TCMSOFT berechnet den Status aus dem offenen Betrag neu.

Rechnungen „In Bearbeitung“ und stornierte Rechnungen werden nicht geprüft. Jede Korrektur steht im Protokoll der jeweiligen Rechnung. Die Prüfung ändert nichts, solange Sie nicht auf Korrigieren klicken.

Tipps und typische Fragen

Kann ich eine Rechnung löschen? Nein. Eine falsche Rechnung wird storniert. Wurde sie nie gedruckt, entsteht dabei keine Stornorechnung.

„Die Rechnung … wurde storniert, bevor sie gedruckt wurde – sie wird nicht mehr gestellt.“ Eine nie gestellte, stornierte Rechnung lässt sich nicht mehr drucken. Legen Sie bei Bedarf eine Korrekturrechnung an.

Wo finde ich die Stornorechnung? In der Rechnungsliste mit Archiv zeigen direkt unter der Originalrechnung, Art „Storno“.

Ausfallrechnung: „Das Ausfallhonorar muss größer als 0,00 € sein.“ Tragen Sie den Betrag im Fenster ein oder hinterlegen Sie ihn in der Rechnungsvorlage.

Siehe auch

• Rechnungsliste
• Rechnung bearbeiten
• Zahlungen und Mahnungen
• PAD-Versand
• Rechnungsvorlage
• Termine anlegen