Leistungen und Diagnosen

Menü: Akte des Patienten › Abrechnungsfall öffnen › Reiter Leistungen bzw. Diagnosen

Im Abrechnungsfall erfassen Sie, was später auf der Rechnung steht: die erbrachten Leistungen als Ziffern und die Diagnosen. Den Steigerungsfaktor schlägt TCMSOFT aus der Vertragsart vor, den Betrag rechnet es selbst aus. Ziffern und Diagnosen können Sie auch direkt in der Akte buchen, ohne den Fall zu öffnen – sie landen dann im offenen Fall (siehe Abrechnungsfälle).

Der Reiter „Leistungen“

Links steht die Liste der Leistungen, nach Tagen gruppiert. Rechts steht der Ziffernkatalog.

Klappen Sie eine Zeile auf, sehen Sie Bezeichnung, Zusatz und Begründung der Leistung.

Leistung erfassen

1. Öffnen Sie den Abrechnungsfall und wechseln Sie in den Reiter Leistungen.
2. Wählen Sie rechts oben in der Auswahlliste den Katalog, z. B. die GOÄ. Die Kataloge stehen alphabetisch, am Ende steht Ziffernketten.
3. Wollen Sie ein anderes Datum oder einen anderen Leistungserbringer: Klicken Sie auf das Zahnrad und stellen Sie Leistungsdatum (Tag und Uhrzeit) und Leistungserbringer ein. Ohne Angabe gelten jetzt und der Leistungserbringer des Falls.
4. Suchen Sie die Ziffer im Suchfeld – nach Nummer oder nach einem Wort aus der Bezeichnung.
5. Doppelklicken Sie die Ziffer. Sie erscheint links in der Liste. Bei Wegegeld, Reisekosten und Ziffern mit Betrag beim Hinzufügen abfragen fragt TCMSOFT vorher die Angaben ab (siehe Auslagen und andere Ziffertypen). Passt die Ziffer nicht zur Rechnungsvorlage des Falls, bucht TCMSOFT sie nicht und nennt den Grund in einer Meldung.
6. Prüfen Sie Faktor und Anzahl. Zum Ändern doppelklicken Sie die Leistung links (siehe unten).

Der Fall speichert sich automatisch. Die Einstellungen unter dem Zahnrad gelten für alle weiteren Doppelklicks, bis Sie sie ändern oder die Seite verlassen. Das ist praktisch zum Nachtragen mehrerer Leistungen eines früheren Tages.

Welchen Faktor setzt TCMSOFT?

Nach der GOÄ werden nur Gebühren gesteigert – Ziffern vom Typ Standard. Auslagen, Wegegeld, Reisekosten, Fixbeträge, sonstige Honorare und Produkte rechnet TCMSOFT immer mit Faktor 1 (siehe unten). Bei Gebühren bestimmt die Art der Ziffer (Stammdaten › Ziffern) zusammen mit der Vertragsart des Falls (Abrechnungsfall › Information) den Faktor:

Enthält eine Ziffernkette für eine Gebühr einen eigenen Faktor, gilt dieser; bei allen anderen Typen bleibt es bei 1. Ändern Sie danach die Vertragsart des Falls, behalten schon erfasste Leistungen ihren Faktor.

Leistung bearbeiten

Doppelklicken Sie eine Leistung in der Liste. Das Fenster Leistung öffnet sich.

In Zusatz und Begründung fügen Sie mit # oder dem Puzzleteil oben rechts im Feld Textbausteine ein, etwa eine immer wieder gebrauchte Begründung. Bezeichnung bzw. Text auf der Rechnung bieten bewusst keine an. Esc schließt dabei nur die Liste, nicht das Fenster.

Klicken Sie auf Ok. Erst dann rechnet TCMSOFT den Betrag mit der neuen Anzahl, dem neuen Faktor bzw. Einzelbetrag neu aus. Abbrechen lässt die Leistung unverändert.

Bei Wegegeld und Reisekosten zeigt das Fenster statt Anzahl und Einzelbetrag den Bereich Wegegeld nach § 8 GOÄ bzw. Reiseentschädigung nach § 9 GOÄ mit dem bisherigen Betrag und den Angaben vom Hinzufügen. Ändern Sie eine Angabe, rechnet TCMSOFT Betrag und Zusatz mit Ok neu; ändern Sie nichts, bleibt der bisherige Betrag.

Bei Gebühren (Typ Standard) ändern Sie den Einfachsatz hier nicht – er kommt aus der Ziffer in den Stammdaten (siehe Ziffern). Bei Auslagen und den übrigen Typen ist das Feld Einzelbetrag genau dieser Betrag.

Faktor über dem Schwellenwert – Begründung

Nach der GOÄ ist ein Faktor über dem Schwellenwert (in der Regel 2,3 für ärztliche, 1,8 für technische und 1,15 für Laborleistungen) schriftlich zu begründen – bezogen auf die einzelne Leistung und für den Patienten verständlich. Über dem Höchstsatz (3,5 / 2,5 / 1,3) ist eine abweichende Vereinbarung mit dem Patienten nötig.

So steigern Sie eine Leistung:

1. Doppelklicken Sie die Leistung.
2. Tragen Sie den neuen Faktor ein, z. B. 3,5.
3. Schreiben Sie die Begründung, z. B. „Überdurchschnittlicher Zeitaufwand wegen ausgeprägter Mehrfachbeschwerden“.
4. Klicken Sie auf Ok.

Achtung: TCMSOFT prüft weder Schwellenwert noch Höchstsatz und erinnert nicht an eine fehlende Begründung. Die Werte je Ziffer sehen Sie unter Stammdaten › Ziffern in Faktor Schwelle und Faktor Höchst. Prüfen Sie gesteigerte Leistungen vor dem Erstellen der Rechnung.

Steigern Sie eine Leistung regelmäßig mit derselben Begründung, legen Sie eine Ziffernkette an. Dort lassen sich Faktor und Begründung je Position hinterlegen (siehe Ziffernketten).

Ziffernketten

Eine Ziffernkette bucht mehrere Ziffern auf einmal, z. B. alle Leistungen einer typischen Erstkonsultation.

1. Wählen Sie rechts in der Auswahlliste Ziffernketten. Die Liste zeigt Kürzel und Beschreibung der Ketten.
2. Stellen Sie bei Bedarf über das Zahnrad Leistungsdatum und Leistungserbringer ein.
3. Doppelklicken Sie die Kette. Alle Positionen erscheinen links mit demselben Leistungsdatum.

Jede Position übernimmt aus der Kette Anzahl, Faktor, Bezeichnung, Zusatz und Begründung. Was in der Kette leer ist, ergänzt TCMSOFT: Anzahl 1, Faktor aus der Vertragsart, Bezeichnung aus der Legende der Ziffer. Leistungserbringer aller Positionen ist der im Zahnrad gewählte, sonst der des Falls. Die Positionen lassen sich danach einzeln bearbeiten oder löschen.

Datum, Uhrzeit und Anzahl

• Datum und Uhrzeit kommen aus dem Zahnrad oder sind der Moment des Doppelklicks. Die Liste gruppiert nach Tagen, die Rechnung druckt jede Leistung mit ihrem Tag.
• Zuschläge (z. B. für Leistungen zur Unzeit) rechnet TCMSOFT nicht selbst aus der Uhrzeit. Buchen Sie die Zuschlagsziffer wie jede andere Ziffer.
• Anzahl: Wird eine Leistung am selben Tag mehrfach erbracht, erhöhen Sie die Anzahl, statt die Ziffer mehrfach zu buchen. Der Betrag steigt entsprechend.
• Die Kalenderschaltfläche Ohne Leistung prüft, ob am Tag eines vergangenen Termins eine Leistung erfasst ist. Ein falsches Leistungsdatum lässt einen Termin dort als „ohne Leistung“ erscheinen.

Analogziffern

Eine Analogziffer legen Sie unter Stammdaten › Ziffern an und tragen bei Analog zu die entsprechende GOÄ-Ziffer ein. Im Abrechnungsfall buchen Sie sie wie jede andere Ziffer.

Hinweis: Die Angabe Analog zu wird im PVS Export an die Abrechnungsstelle übergeben. Auf der gedruckten Rechnung stehen nur Ziffer und Bezeichnung. Formulieren Sie die Legende einer Analogziffer deshalb so, dass die entsprechende GOÄ-Ziffer erkennbar ist.

Auslagen und andere Ziffertypen

Der Typ einer Ziffer (Stammdaten › Ziffern) bestimmt, wie sie berechnet wird. Alle Typen buchen Sie im Fall gleich per Doppelklick.

• Standard – eine Gebührenziffer mit Faktor nach Art und Vertragsart. Nur dieser Typ wird gesteigert. Als GOÄ-Gebühr kommt sie nie in einen Fall mit einer GebüH-Rechnungsvorlage.
• Auslage, Fixbetrag und Sonstiges Honorar – ein Betrag aus den Stammdaten, immer mit Faktor 1. Ist an der Ziffer Betrag beim Hinzufügen abfragen eingeschaltet, fragt TCMSOFT den Betrag beim Doppelklick ab. Im Fenster Leistung ändern Sie Anzahl, Einzelbetrag und Texte – bei Auslagen tragen Sie so die tatsächlichen Kosten ein.
• Wegegeld (§ 8 GOÄ) – beim Doppelklick fragt TCMSOFT die Entfernung zum Besuchsort (Luftlinie), die Tageszeit (Nacht von 20 bis 8 Uhr, vorgeschlagen nach der Uhrzeit des Leistungsdatums) und die Zahl der Patienten am selben Ort ab. Besuchen Sie mehrere Patienten in derselben Wohnung oder im selben Heim, bekommt jeder seinen Anteil. Über 25 km gilt statt des Wegegelds die Reiseentschädigung.
• Reisekosten (Reiseentschädigung, § 9 GOÄ, ab mehr als 25 km) – TCMSOFT fragt Entfernung, gefahrene Kilometer mit dem eigenen Auto (0,26 € je km) oder die Fahrtkosten anderer Verkehrsmittel, die Abwesenheit (bis 8 Stunden 51,13 €, mehr als 8 Stunden 102,26 € je Tag) und Übernachtungskosten ab. Bei mehrtägigen Reisen fügen Sie für jeden Tag eine eigene Position hinzu – an Tagen ohne Fahrt mit dem Schalter Folgetag ohne Fahrt (dann zählen nur Abwesenheit und Übernachtung). Bei Wegegeld und Reisekosten steht die Berechnung im Zusatz der Leistung und damit auf der Rechnung. Im Fenster Leistung lassen sich die Angaben ändern – TCMSOFT rechnet dann neu.
• Freitext – eine eingeschobene Textzeile ohne Anzahl, Faktor und Betrag, z. B. eine Erläuterung zu den folgenden Leistungen. Datum und Uhrzeit bestimmen die Stelle in der Rechnung.
• MwSt. – der Betrag gilt als Bruttobetrag, ebenfalls immer mit Faktor 1. TCMSOFT rechnet Netto und Steuer aus dem Steuersatz der Ziffer.
• GebüH – Gebühren nach dem Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker, ohne Faktor. Sie gehören auf eine eigene Rechnung; in einen GOÄ-Abrechnungsfall fügt TCMSOFT sie nicht ein und nennt den Grund.

Das Fenster heißt Wegegeld nach § 8 GOÄ, Reiseentschädigung nach § 9 GOÄ oder Betrag für …; brauchen mehrere Positionen einer Ziffernkette Angaben, heißt es Angaben vor dem Hinzufügen. Bei Wegegeld und Reisekosten zeigt es unten den Betrag und den Text für die Rechnung – solange etwas fehlt, stattdessen die Karte Noch nicht vollständig. Hinzufügen lässt sich erst anklicken, wenn alle Angaben vollständig sind.

Brechen Sie das Fenster mit den Angaben ab, fügt TCMSOFT nichts hinzu – bei einer Ziffernkette auch keine der übrigen Positionen.

Freitexte mit Betrag aus der Zeit vor Oktober 2026 hat TCMSOFT in offenen Abrechnungsfällen und noch nicht gedruckten Rechnungen zu „Sonstiges Honorar“ gemacht – der Betrag bleibt (Glocke: „Freitexte erscheinen jetzt ohne Betrag“). Soll eine solche Zeile nur Text sein, löschen Sie sie und fügen Sie den Freitext neu hinzu. Gestellte Rechnungen bleiben unverändert.

Bis Oktober 2026 hat TCMSOFT Auslagen und die anderen Typen irrtümlich mit dem Faktor der Vertragsart multipliziert, wenn die Ziffer in den Stammdaten noch eine Art wie „Medizinisch“ trug. Beim ersten Start nach dem Update rechnet TCMSOFT offene Abrechnungsfälle und noch nicht gedruckte Rechnungen ohne Faktor neu. Zu bereits gestellten Rechnungen erscheint je Rechnung eine Nachricht in der Glocke („Rechnung …: Auslagen mit Faktor berechnet“, mit dem richtigen Betrag; Öffnen führt zur Rechnung). Stornieren Sie die Rechnung und erstellen Sie dabei eine Korrekturrechnung – darin rechnet TCMSOFT richtig (siehe Storno und Korrektur).

Ein Fall nimmt nur Ziffern an, deren Gebührenordnung zur Rechnungsvorlage des Falls passt (siehe Abrechnungsfälle). Passt eine Ziffer nicht, bucht TCMSOFT den Rest und zeigt „Nicht alle Ziffern übernommen“ mit den übergangenen Ziffern und dem Grund.

Der Reiter „Diagnosen“

Links stehen die Diagnosen des Falls, rechts der Diagnosenkatalog.

Aufgeklappt zeigt eine Zeile den Diagnosentext.

Diagnose erfassen

1. Öffnen Sie den Reiter Diagnosen.
2. Wählen Sie rechts den Diagnosenkatalog.
3. Über das Zahnrad stellen Sie Leistungsdatum, Lokalisation und Sicherheit ein – z. B. „Verdacht“, bevor Sie eine Verdachtsdiagnose buchen. Die Einstellung gilt für alle weiteren Doppelklicks.
4. Suchen Sie die Diagnose im Suchfeld und doppelklicken Sie sie.

Neue Diagnosen erhalten die Art „Hauptdiagnose“. Ohne Einstellung im Zahnrad gilt das heutige Datum.

Diagnose bearbeiten

Doppelklicken Sie die Diagnose. Das Fenster Diagnose öffnet sich.

Verdacht, gesichert und Lokalisation auf der Rechnung

TCMSOFT setzt Sicherheit und Lokalisation auf der Rechnung in Text und Code um. Aus Code M17.9, Sicherheit „Verdacht“ und Lokalisation „Rechts“ wird zum Beispiel:

„Verdacht auf Gonarthrose (Rechts); M17.9VR“

Lokalisation „Rechts“, „Links“ oder „Beidseitig“ steht in Klammern hinter dem Text und als R, L bzw. B am Code. Bei „Keine Angabe“ bleibt beides weg.

Dauerdiagnosen und bekannte Diagnosen

Dauerdiagnosen gelten über alle Fälle hinweg. Sie kommen aber nicht von selbst in einen neuen Abrechnungsfall.

• Dauerdiagnose in den Fall übernehmen: In der Akte links im Reiter Dauerdiagnosen klicken Sie in der Zeile auf das Plus-Symbol („Dauerdiagnose zu Abrechnungsfall hinzufügen“). Die Diagnose geht in den offenen Fall – mit dem Datum „seit“ der Dauerdiagnose und ihrer Sicherheit und Lokalisation.
• Dauerdiagnose anlegen: Im Reiter Diagnosenkatalog der Akte klicken Sie in der Zeile auf das Plus-Symbol („Als Dauerdiagnose hinzufügen“). Mehr unter Aufbau der Akte.
• Bekannte Diagnosen: Im Diagnosenkatalog der Akte zeigt der Reiter Patient die Dauerdiagnosen und die Diagnosen des jüngsten Abrechnungsfalls. Ein Doppelklick bucht sie in den offenen Fall. Diesen Reiter gibt es nur in der Akte, nicht auf der Seite des Abrechnungsfalls.
• Diagnosen aus dem letzten Fall: Beim ersten Buchen nach einem abgeschlossenen Fall bietet TCMSOFT an, dessen Diagnosen zu übernehmen (Fenster Abrechnungsfall wählen, siehe Abrechnungsfälle).

Prüfungen und typische Hinweise

TCMSOFT prüft beim Erfassen nur, ob die nötigen Angaben da sind. GOÄ-Abrechnungsregeln – Ausschlüsse, Höchstzahlen, Zeitabstände, Schwellenwert – prüft es nicht. Einzige Ausnahme: Bei der Übernahme von Laborziffern aus einem Laborbefund wendet TCMSOFT die GOÄ-Laborhöchstwerte an (ab TCMSOFTpro).

• Meldung „Fehler beim Ermitteln des Faktors.“ mit „Es wurde keine Vertragsart beim Patienten angegeben.“ Dem Fall fehlt die Vertragsart. Wählen Sie sie im Fall unter Information und für künftige Fälle beim Patienten im Reiter Abrechnung.
• Meldung „Keine Rechnungsvorlage im Abrechnungsfall definiert.“ Wählen Sie im Fall unter Information eine Rechnungsvorlage.
• Meldung „Es wurde kein gültiger Leistungserbringer angegeben.“ Wählen Sie über das Zahnrad einen Leistungserbringer oder ordnen Sie dem Patienten einen zu.
• Meldung „Nicht hinzugefügt“ oder „Nicht alle Ziffern übernommen“ mit „Nicht übernommen: …“. Die genannten Ziffern gehören zu einer anderen Gebührenordnung als die Rechnungsvorlage des Falls; TCMSOFT hat sie nicht gebucht (bei „Nicht alle Ziffern übernommen“ die übrigen schon). In der Akte nennt „Ziffer(n) … wurden hinzugefügt.“ nur die gebuchten. Buchen Sie eine Ziffer, die zur Rechnungsvorlage passt, oder legen Sie für die übrigen einen eigenen Fall mit einer Vorlage dieser Art an.
• Aus einer Ziffernkette fehlt eine Position. Die Ziffer dieser Position wurde in den Stammdaten gelöscht. Passen Sie die Kette an.
• Der Betrag passt nicht zu Anzahl und Faktor. Ändern Sie Werte immer im Fenster Leistung und schließen Sie es mit Ok – dann rechnet TCMSOFT neu.
• Bei einer Auslage fehlt das Feld Faktor. Richtig so: Nur Gebühren werden gesteigert. Ändern Sie den Einzelbetrag, wenn die Auslage diesmal mehr oder weniger kostet.
• Im Fenster mit den Angaben lässt sich „Hinzufügen“ nicht anklicken. Es fehlt noch etwas, z. B. ein Betrag über 0,00 € oder die Entfernung. Bei mehr als 25 km gibt es kein Wegegeld: Brechen Sie ab und fügen Sie die Ziffer für die Reiseentschädigung (Typ Reisekosten) hinzu. Umgekehrt gilt die Reiseentschädigung erst ab mehr als 25 km.
• Meldung „Die Ziffer … gehört zum Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) …“ (im Abrechnungsfall mit der Überschrift „Nicht hinzugefügt“). GebüH-Leistungen kommen nie auf eine GOÄ-Rechnung. Legen Sie dafür in der Akte unter Akteinträge erstellen einen eigenen Abrechnungsfall an, wählen Sie unter Information eine Rechnungsvorlage der Art „GebüH“ (anlegen unter Stammdaten › Rechnungsvorlage) und buchen Sie die Ziffer dort.
• Beim Erstellen der Rechnung erscheint eine Warnung über 0,00 €. Der Fall enthält keine Leistungen. Brechen Sie ab und erfassen Sie zuerst die Ziffern.

Siehe auch

• Abrechnungsfälle
• Abrechnung im Überblick
• Rechnung erstellen
• Ziffern
• Ziffernketten
• Vertragsarten
• Diagnosen
• Laborbefunde