Betriebsstätte

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Die Betriebsstätte ist Ihre Praxis: Name, Anschrift, Kontaktdaten und Logo. Diese Angaben stehen über Platzhalter in allen Drucklayouts zur Verfügung, zum Beispiel im Briefkopf von Rechnungen und Briefen. Außerdem legen Sie hier praxisweite Einstellungen fest: Arbeitszeiten und Farben des Kalenders, den Terminzettel, das Online-Terminportal und den Supportzugriff.

Überblick

Die Seite besteht aus mehreren Karten untereinander. Oben in der Leiste steht nur Speichern – es gilt für alle Karten gemeinsam. Änderungen wirken erst nach dem Speichern.

Betriebsstätte, Adresse und Kontakt

Feld	Bedeutung
Name	Pflicht. Name der Praxis, z. B. „Praxis Dr. Muster“. Steht im Kopf dieser Seite und über den Platzhalter „Betriebsstätte Name“ im Druck.
Namenszusatz	Weitere Zeilen zum Namen, z. B. Fachrichtung.
BSNR	Betriebsstättennummer, nur Ziffern.
Steuernummer	Steht über den Platzhalter „Betriebsstätte Steuernummer“ im Drucklayout zur Verfügung.
Farbe	Farbe, in der das Online-Terminportal der Praxis erscheint.
Email Account	E-Mail-Konto der Praxis. Auswahl aus E-Mail-Konten.
Leistungserbringer	Standardarzt der Praxis. Wird vorbelegt, wenn eine MFA (ohne eigenen Leistungserbringer) Patienten, Einträge oder Rechnungen anlegt, und bei Einträgen, die ohne Anmeldung entstehen (z. B. Geräte- und Laborimporte).
Straße, Straße Zusatz, PLZ, Ort, Land	Anschrift der Praxis.
Adresszeile	Die Praxisanschrift in einer Zeile, etwa für die kleine Absenderzeile über dem Anschriftfeld. Platzhalter „Betriebsstätte Adresszeile“.
Telefon, Fax, Email, Web	Kontaktdaten der Praxis, als Platzhalter im Druck verfügbar.

Logo

In der Karte Logo laden Sie das Praxislogo hoch. Im Drucklayout setzen Sie es als Bild mit der Bildvariable „Betriebsstätte Logo“ ein (siehe Drucklayouts). Ist kein Logo hinterlegt, bleibt die Stelle im Druck leer – der Druck bricht nicht ab.

Sonstiges

Feld	Bedeutung
Geburtsdatum als Passwort (8 stellig, z.B. 06031960)	Eingeschaltet: Beim Speichern eines Patienten wird sein Email Passwort auf das Geburtsdatum (TTMMJJJJ) gesetzt. Mit diesem Passwort werden PDF-Anhänge in E-Mails an den Patienten geschützt.
Baum expandieren (Bereich Bibliothek)	Eingeschaltet: Die Bibliothek öffnet ihren Themenbaum vollständig aufgeklappt.

Achtung: Ist Geburtsdatum als Passwort eingeschaltet, überschreibt jedes Speichern des Patienten ein von Hand eingetragenes Email-Passwort wieder mit dem Geburtsdatum. Wer eigene Passwörter vergeben möchte, schaltet den Schalter aus.

Terminverwaltung

Feld	Bedeutung
Arbeitszeit Beginn, Arbeitszeit Ende	Beginn und Ende des Tages in der Kalenderansicht.
Kalenderfarbe heute	Hintergrund der heutigen Spalte im Kalender. Leer = Standardfarbe. Pausen bleiben darüber erkennbar.
Kalenderfarbe Feiertag	Hintergrund der gesetzlichen Feiertage. Leer = helles Rot.
Kalenderfarbe Wochenende	Hintergrund von Samstag und Sonntag. Leer = helles Grau.
Dringend nach Wartezeit im Raum (Min.)	Nur ab TCMSOFTpro. So lange darf ein Patient im virtuellen Wartezimmer in einem Raum warten; danach wird er rot als dringend markiert und nach oben gestellt. 0 = 30 Minuten.
Dringend nach Aufenthalt im Haus (Min.)	Nur ab TCMSOFTpro. So lange darf ein Patient insgesamt in der Praxis sein, auch wenn er zwischendurch den Raum gewechselt hat. 0 = 90 Minuten.

Terminzettel

Der Terminzettel listet alle kommenden Termine eines Patienten. Sie drucken oder mailen ihn aus der Akte (Termine) oder aus dem Kalender beim Termin.

Feld	Bedeutung
Druckvorlage	Drucklayout mit Kopf und Fuß des Terminzettels. Ohne Vorlage lässt sich kein Terminzettel drucken.
Vorlage für E-Mail	Eigenes Layout für den Versand per E-Mail, z. B. ohne Briefpapier-Hintergrund. Leer = wie Druck.
Hinweis unter den Terminen	Text auf dem Zettel und in der E-Mail, z. B. „Bitte sagen Sie Termine, die Sie nicht wahrnehmen können, mindestens 24 Stunden vorher ab:“ und dahinter der Platzhalter „Betriebsstätte Telefon“. Platzhalter wählen Sie aus der Liste, die beim Tippen von @ erscheint (Praxis, Behandler, Patient, Termin).

Ein Behandler kann unter Leistungserbringer eine eigene Terminzettel-Vorlage haben; sie hat Vorrang vor der Vorlage der Praxis.

Terminportal und Online Termin Nachrichten

Diese Karten gehören zur Online-Terminbuchung. Aktiv, Domainname (Ihre Adresse bei arzttermin-buchen.de), API Key, Verfall unbestätigter Termine (Minuten), Buchbare Monate in die Zukunft und Alle Nachrichten in Kopie erhalten stellen die Verbindung und die Regeln des Portals ein. Alles synchronisieren gleicht die Termine sofort mit dem Portal ab. In Online Termin Nachrichten hinterlegen Sie Betreff und Text der Nachrichten für die Reiter Automatischer Storno, Erinnerung, Termin gebucht, Termin bestätigt, Termin storniert, Praxis Änderung und Praxis Storno. Einzelheiten: Online-Termine.

Billsphere

Rechnen Sie zusätzlich mit Billsphere ab, überträgt TCMSOFT Ihre Patienten dorthin – Billsphere führt sie als Kunden, Sie müssen nichts abtippen. Übertragen werden Name, Titel, Geschlecht, Geburtsdatum, Patientennummer, Anschrift, Telefon, Mobil, Fax, E-Mail, Debitorennummer und ein abweichender Rechnungsempfänger (die Bezugsperson mit dem Merker „Rechnungsempfänger“). Medizinische Daten gehen nicht an Billsphere.

Erzeugen Sie in Billsphere unter Firma › Praxissoftware-Abgleich einen API-Schlüssel und kopieren Sie ihn.
Tragen Sie hier in der Karte Billsphere die Adresse Ihrer Billsphere (beginnt mit „https://“) und den API-Schlüssel ein.
Klicken Sie auf Verbindung testen. Steht die Verbindung, zeigt TCMSOFT den Namen Ihrer Firma in Billsphere.
Schalten Sie Patienten an Billsphere übertragen ein und klicken Sie auf Speichern.

Danach überträgt TCMSOFT alle 15 Minuten neue und geänderte Patienten, einmal je Nacht alle. Jetzt abgleichen überträgt sofort. Gelöschte und gesperrte Patienten blendet Billsphere aus; Rechnungen, die dort schon an ihnen hängen, bleiben erhalten. Ändern Sie Patientendaten immer in TCMSOFT – in Billsphere geänderte Felder überschreibt der nächste Abgleich. Unter den Knöpfen steht, wann zuletzt abgeglichen wurde und mit welchem Ergebnis; ein Fehler steht außerdem in der Glocke.

Support

Die Karte Support zeigt, ob sich der Prismamed-Support aus der Ferne bei Ihnen anmelden darf.

Supportzugriff freigeben: nur, wenn Sie den Support um Hilfe aus der Ferne gebeten haben.
Supportzugriff sperren: sobald der Support fertig ist.

Jede Freigabe und Sperrung wird protokolliert.

Tipps und typische Fragen

„Billsphere lehnt den API-Schlüssel ab.“ Der Schlüssel wurde in Billsphere neu erzeugt oder falsch kopiert. Erzeugen Sie ihn unter Firma › Praxissoftware-Abgleich neu, tragen Sie ihn in der Karte Billsphere ein und speichern Sie.

Warum lässt sich die Seite nicht speichern? Der Name der Betriebsstätte ist Pflicht.

Die Druckvorlage für den Terminzettel fehlt – was tun? Beim Drucken erscheint dann ein Hinweis. Wählen Sie hier in der Karte Terminzettel ein Drucklayout aus oder beim Behandler unter Leistungserbringer.

Ist der Supportzugriff nach der Einrichtung offen? Das kann sein, denn der Support richtet die Installation ein. Prüfen Sie die Karte Support und sperren Sie den Zugriff, wenn Sie ihn nicht mehr brauchen.

Mein Logo erscheint nicht auf der Rechnung. Das Logo muss im Drucklayout als Bild mit der Bildvariable „Betriebsstätte Logo“ eingefügt sein. Das Hochladen allein genügt nicht.