Rechnung bearbeiten

Menü: Abrechnung › Doppelklick auf eine Rechnung

Auf der Rechnungsseite prüfen und ändern Sie eine Rechnung, bevor sie gedruckt wird, und führen danach die Buchhaltung: Zahlungen, Mahnungen, Mahnkennzeichen. Das Protokoll zeigt lückenlos, wer wann was geändert hat.

Überblick

Oben steht „Rechnung“ mit der Rechnungsnummer, darunter der Patient. Die Leiste oben enthält:

Schaltfläche	Wirkung
Speichern	Speichert alle Änderungen und kehrt zur vorigen Seite zurück
Drucken	Speichert und druckt die Rechnung. Beim ersten Druck wird sie gestellt; bei jedem weiteren Druck wählen Sie zwischen Original und Kopie. Nach dem bestätigten Druck kehrt die Seite zurück.
Stornieren	Storniert die Rechnung (nicht bei bereits stornierten)
Storno drucken	Nur bei stornierten Rechnungen mit Stornorechnung: druckt die Stornorechnung
Korrekturrechnung erstellen	Nur bei stornierten Rechnungen: legt eine neue, änderbare Kopie an

Storno und Korrekturrechnung sind auf der Seite Storno und Korrektur beschrieben.

Die Seite hat fünf Reiter: Rechnung, Diagnosen, Positionen, Buchhaltung, Protokoll.

Achtung: Änderungen auf dieser Seite – auch neue Zahlungen – werden erst mit Speichern (oder Drucken) übernommen. Verlassen Sie die Seite mit dem Zurück-Pfeil, ist nichts gespeichert.

Was nach dem Druck noch änderbar ist

Solange die Rechnung „In Bearbeitung“ ist, können Sie alles ändern. Sobald sie gestellt ist (jeder andere Status), sperrt TCMSOFT Adresse, Rechnungsdatum, Positionen, Diagnosen und Texte, damit die gedruckte Rechnung nachvollziehbar bleibt. Ein Hinweis oben auf dem Reiter Rechnung erklärt das.

Bereich	In Bearbeitung	Gestellt	Storniert
Adresse, Rechnungsdatum, Leistungserbringer, Rechnungsvorlage, Vertragsart, Fallkennzeichen	änderbar	gesperrt	gesperrt
Diagnosen und Positionen	änderbar	gesperrt	gesperrt
Texte (Anweisungen, Bemerkungen, Kopf- und Fußtexte)	änderbar	gesperrt	gesperrt
Texte der Stornorechnung	gesperrt	gesperrt	änderbar
Zahlungen, Mahnkennzeichen, Fälligkeiten der Mahnungen	änderbar	änderbar	änderbar
Storno Kommentar	–	–	änderbar

Muss der Inhalt einer gestellten Rechnung geändert werden: Stornieren und anschließend eine Korrekturrechnung erstellen.

Reiter „Rechnung“

Bereich Patient

Feld	Bedeutung
Adresse	Empfängeranschrift, wie sie gedruckt wird. Beim Erstellen aus dem Rechnungsempfänger bzw. dem Patienten übernommen – hier frei korrigierbar, solange die Rechnung nicht gestellt ist.
Patient	Nur Anzeige
Krankenkasse, Versichertennummer	Nur Anzeige

Bereich Rechnung

Feld	Bedeutung
Rechnungsart	Nur Anzeige: „Rechnung“ oder „Ausfallrechnung“
Rechnungsnummer	Nur Anzeige – vergeben beim Erstellen
Rechnungsdatum	Leer lassen = Datum des ersten Drucks. Ein hier eingetragenes Datum bleibt beim Druck erhalten.
Versäumter Termin	Nur bei Ausfallrechnungen: Termin, den der Patient nicht wahrgenommen hat
Leistungserbringer	Wer die Leistung erbracht hat
Rechnungsvorlage	Nur bei einer Rechnung einer früheren Vorlage: Solange sie nicht gedruckt ist, stellen Sie hier auf die Rechnungsvorlage der Praxis um. Die Vorlage bestimmt Druckvorlage, Mahnfristen, Mahngebühren und Bankverbindung; die Rechnungsnummer ändert sich durch einen Wechsel nicht.
Vertragsart	Wird u. a. für die PAD-Übergabe gebraucht
Fallkennzeichen	Freies Kennzeichen aus dem Abrechnungsfall
Abrechnungsfall	Link Abrechnungsfall öffnen – nur bei Rechnungen, die aus einem Fall erstellt wurden

Bereiche Texte

Bereich	Felder	Bedeutung
Texte Sonstiges	Anweisungen, Bemerkungen	Die Anweisungen druckt TCMSOFT unter dem Fußtext; bei der PAD-Übergabe gehen sie als Abrechnungsanweisung an die Abrechnungsstelle.
Texte Standard	Kopftext, Fußtext	Text über den Diagnosen bzw. unter der Summe
Texte Steuer (optional)	Kopftext Steuer, Fußtext Steuer	Ersetzen Kopf- und Fußtext, wenn die Rechnung Mehrwertsteuer enthält
Texte Storno	Kopftext, Fußtext	Texte der Stornorechnung. Werden beim Stornieren aus der Rechnungsvorlage übernommen und sind danach hier anpassbar.
Texte Storno Steuer (optional)	Kopftext Steuer, Fußtext Steuer	Wie oben, für Stornorechnungen mit Mehrwertsteuer

In allen Textfeldern können Sie Platzhalter einfügen (z. B. Patientenname, Rechnungsnummer); sie werden beim Druck ersetzt. Tippen Sie dazu @ – dann erscheint die Liste der Platzhalter.

Reiter „Diagnosen“

Links die Diagnosen der Rechnung mit Datum, Code, Lokalisation und Sicherheit; der Pfeil am Zeilenanfang zeigt den Diagnosentext. Rechts das Diagnosenwerkzeug zum Hinzufügen – wie im Abrechnungsfall (siehe Leistungen und Diagnosen).

Bearbeiten: Doppelklick öffnet Diagnose bearbeiten mit Datum, Code, Art, Diagnosentext, Lokalisation, Sicherheit.
Entfernen: Papierkorb-Symbol, danach bestätigen.

Bei Ausfallrechnungen gibt es diesen Reiter nicht. Nach dem Druck ist er gesperrt.

Reiter „Positionen“

Die Leistungen, gruppiert nach Tag, mit Uhrzeit, Ziffer, Anzahl, Faktor, Einfachsatz und Betrag; unten die Summen. Den Faktor zeigt die Liste nur bei Gebühren (Typ Standard), ein Freitext steht kursiv als Textzeile ohne Zahlen. Der Pfeil am Zeilenanfang zeigt die Bezeichnung. Rechts das Ziffernwerkzeug zum Hinzufügen weiterer Ziffern (mit den Ziffern der gewählten Rechnungsvorlage). Bei Wegegeld, Reisekosten und Ziffern mit Betrag beim Hinzufügen abfragen fragt TCMSOFT dabei die Angaben ab wie im Abrechnungsfall (siehe Leistungen und Diagnosen). Ziffern, die nicht zur Rechnungsvorlage passen, fügt TCMSOFT nicht hinzu; die Meldung „Nicht hinzugefügt“ bzw. „Nicht alle Ziffern übernommen“ nennt sie mit dem Grund.

Bearbeiten: Doppelklick öffnet Leistung bearbeiten: GNR (nur Anzeige), Datum mit Uhrzeit, Anzahl (mindestens 1), Faktor (nur bei Gebühren, Typ Standard) bzw. Einzelbetrag (bei Auslagen, Fixbeträgen und Produkten – sie werden nicht gesteigert), Bezeichnung, Zusatz, Begründung. Nach Ok rechnet TCMSOFT den Betrag neu, Abbrechen lässt die Position unverändert. Bei Wegegeld und Reisekosten stehen dort statt Anzahl und Einzelbetrag die Angaben nach §§ 8, 9 GOÄ, bei einem Freitext neben dem Datum nur Text auf der Rechnung und Zusatz. In Zusatz und Begründung fügen Sie mit # Textbausteine ein.
Entfernen: Papierkorb-Symbol, danach bestätigen.

Die Rechnungssumme ergibt sich immer aus den Positionen.

Reiter „Buchhaltung“

Hier führen Sie die Rechnung nach dem Druck weiter. Die Einzelheiten stehen auf der Seite Zahlungen und Mahnungen.

Zahlungen: Liste mit Datum, Betrag und „uneinbringlich“-Kennzeichen, Neu zum Erfassen, Doppelklick zum Bearbeiten, Papierkorb zum Löschen.
Status: Status, Rechnungssumme, Mahngebühr, Noch offen, ggf. Uneinbringlich; die Schaltflächen Mahngebühr erlassen und Rest als uneinbringlich buchen (nur bei gestellten Rechnungen); Mahnkennzeichen; Letzter Vermerk; Gedruckt (grünes oder rotes Drucker-Symbol), Gedruckt am, Letzter Druck; bei stornierten Rechnungen Storno Nr. und Storno Kommentar.
Mahnverlauf: je Stufe das Fälligkeitsdatum (änderbar), das Versanddatum und eine Druck-Schaltfläche; Mahnung zurücknehmen…. Darüber Verjährt am mit „bald verjährt“ oder „verjährt“ bei offenen Rechnungen (siehe Verjährung).

Reiter „Protokoll“

Das GoBD-Protokoll listet jede Änderung der Rechnung mit Zeitpunkt, Aktion, Benutzer und Änderungen in Alltagssprache – neueste zuerst. Erfasst werden u. a. Statuswechsel, Zahlungen, Beträge, Storno, Drucke und Buchungen von Hand samt Grund, außerdem Umstellungen und Hinweise nach einem Update, etwa „Umstellung Faktor: …“, „Umstellung Freitext: …“ oder „Hinweis an die Praxis: …“. Das Protokoll lässt sich nicht ändern oder löschen.

Hinweis: Rechnungen lassen sich in TCMSOFT nicht löschen. Eine falsche Rechnung wird storniert – das bleibt im Protokoll nachvollziehbar.

Statusübergänge

Von	Nach	Auslöser
In Bearbeitung	Noch offen	Erster Druck mit Drucken oder Als PDF laden
In Bearbeitung	Archiv	Übergabe an die PAD-Abrechnungsstelle (PVS Export)
In Bearbeitung	Storniert	Storno vor dem ersten Druck – ohne Stornorechnung („nie gestellt“)
Noch offen	Mahnung 1 … Mahnung 4	Mahnlauf beim Laden der Rechnungsliste, wenn die Frist abgelaufen ist
Mahnung 1 … Mahnung 4	Noch offen	Mahnung gedruckt (gilt als versandt), Mahnung zurückgenommen oder Mahnkennzeichen verbietet die Stufe
Noch offen, Mahnung	Archiv	Voll bezahlt, Rest als uneinbringlich gebucht oder Mahngebühr erlassen bei bezahltem Honorar
Noch offen, Mahnung	Gutschrift	Überzahlt
Gutschrift	Archiv	Rückzahlung erfasst, nichts mehr offen
Archiv, Gutschrift	Noch offen	Zahlung gelöscht oder geändert, sodass wieder etwas offen ist
jeder außer Storniert	Storniert	Stornieren

Eine Teilzahlung ändert eine fällige Mahnstufe nicht. „Storniert“ ist endgültig; für eine neue Rechnung gibt es die Korrekturrechnung.

Tipps und typische Fragen

Ich habe eine Zahlung erfasst, sie ist aber nicht mehr da. Auf der Rechnungsseite wird erst mit Speichern gespeichert. Über die Münzen in der Rechnungsliste wird eine Zahlung dagegen sofort gespeichert.

Die Felder sind grau und lassen sich nicht ändern. Die Rechnung ist gestellt oder storniert. Stornieren Sie sie und erstellen Sie eine Korrekturrechnung.

Ich habe die Rechnungsvorlage gewechselt – die Texte sind noch die alten. Ein Wechsel übernimmt keine Texte. Passen Sie Kopf- und Fußtext bei Bedarf selbst an.

Das Druckfenster wurde abgebrochen. Dann bleibt die Rechnung „In Bearbeitung“ und die Seite offen. Es ist nichts verloren – drucken Sie erneut.