Patienten anlegen und finden
Menü: Patienten
Die Patientenliste ist der Einstieg zu allem, was einen Patienten betrifft: Von hier öffnen Sie die Akte, legen neue Patienten an und exportieren Adresslisten. Die Liste bleibt am Empfang oft den ganzen Tag offen; neue oder geänderte Patienten anderer Arbeitsplätze erscheinen darin sofort.
Die Liste
Spalten: Pnr (Patientennummer), Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Versichertenart und Leistungserbringer (als Kürzel). Unter der Spalte Pnr steht die Anzahl der Patienten in der Liste. Bei mehr als 200 Patienten wird die Liste in Seiten zu je 200 aufgeteilt.
Gesperrte und gelöschte Patienten stehen nicht in der Liste (siehe unten).
- Öffnen: Doppelklick auf eine Zeile öffnet die Akte des Patienten. Die Stammdaten des Patienten erreichen Sie in der Akte über das Stift-Symbol oben neben dem Namen.
- Suchen: Das Suchfeld oben rechts durchsucht die Textspalten, also Vorname, Nachname und das Kürzel des Leistungserbringers. Tippen Sie z. B. „Muster“, bleiben nur passende Patienten stehen.
- Sortieren: Klick auf eine Spaltenüberschrift. Mehrere Spalten nacheinander anklicken sortiert nach mehreren Merkmalen, z. B. erst Nachname, dann Vorname.
- Filtern: Über das Filtersymbol einer Spalte haken Sie die gewünschten Werte an, z. B. nur Versichertenart „Selbstzahler“ oder nur ein bestimmtes Geburtsdatum.
- Spalten anpassen: Spalten lassen sich mit der Maus verschieben und in der Breite ändern.
TCMSOFT merkt sich Sortierung, Filter und Suche der Liste für das nächste Öffnen.
Patientenliste exportieren (CSV)
Für Serienbriefe oder ein Mailing-Programm:
- Optional: Patienten über die Kästchen links markieren. Das Kästchen in der Überschrift markiert alle.
- Oben auf das Menüsymbol (drei Striche) klicken und Patientenliste CSV Export wählen.
- Die Datei Patientenliste.csv wird heruntergeladen.
Ohne Markierung werden alle Patienten der Liste exportiert. Die Datei enthält Patientennummer, Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Namenszusatz, Vorsatzwort, Geburtsdatum, Straße, PLZ, Ort, Land sowie die erste hinterlegte Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Der interne Hinweis wird nie exportiert.
Neuen Patienten anlegen
- In der Patientenliste oben auf Neuer Patient klicken.
- Im Reiter Patient mindestens Nachname, Vorname und Geburtsdatum eintragen.
- Weitere Angaben ergänzen, vor allem Adresse und Kontakt (siehe Patientendaten).
- Oben auf Speichern klicken. TCMSOFT öffnet danach direkt die Akte des neuen Patienten.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Nachname | Pflicht |
| Vorname | Pflicht |
| Geburtsdatum | Pflicht. Ein Datum in der Zukunft ist nicht möglich. |
Fehlt ein Pflichtfeld, meldet TCMSOFT z. B. „Geburtsdatum ist ein Pflichtfeld.“ und speichert nicht.
Bei Patienten, die ohne Geburtsdatum aus dem bisherigen Programm übernommen wurden, ist das Feld leer. Tragen Sie es bei nächster Gelegenheit nach: Ohne Geburtsdatum druckt TCMSOFT keinen Medikationsplan und übergibt keine Rechnung an die Abrechnungsstelle; auf Bescheinigungen und Befunden steht dann nur der Name. Leeren Sie das Geburtsdatum eines Patienten, behält das automatische Speichern das bisherige, bis Sie ein neues eintragen.
Beim Anlegen sind bereits vorbelegt:
- Leistungserbringer: der Standard-Leistungserbringer der Praxis,
- Versichertenart: Privat, Vertragsart: Privat,
- Patient seit und Letzter Besuch: das heutige Datum,
- alle Verträge, die unter Stammdaten › Verträge als verpflichtend gekennzeichnet sind (Reiter Verträge).
Die Patientennummer vergibt TCMSOFT beim ersten Speichern selbst, fortlaufend. Sie erscheint im Kopf der Patientenseite und der Akte hinter Name und Geburtsdatum.
Doppelte Patienten vermeiden
Beim Anlegen von Hand prüft TCMSOFT nicht, ob es den Patienten schon gibt. Suchen Sie deshalb vor Neuer Patient kurz in der Liste nach dem Nachnamen. Namensvettern unterscheiden Sie in allen Auswahlfeldern am Geburtsdatum, das hinter dem Namen steht.
Anders bei Online-Terminen: Bucht jemand online, sucht TCMSOFT zuerst einen vorhandenen Patienten mit gleichem Vor- und Nachnamen und Geburtsdatum. Ist bei einem Patienten kein Geburtsdatum eingetragen, genügen gleicher Name und dieselbe E-Mail-Adresse oder Telefonnummer – aber nur, wenn es genau einen solchen Patienten gibt; die Glocke erinnert dann daran, das Geburtsdatum nachzutragen. Danach sucht TCMSOFT genau einen Patienten mit gleichem Vornamen, Geburtsdatum und derselben E-Mail-Adresse – so wird z. B. nach einer Heirat trotz neuem Nachnamen zugeordnet, und die Glocke nennt den neuen Nachnamen. Wurde im Portal für eine andere Person gebucht, zählen E-Mail-Adresse und Telefonnummer nicht, weil sie der buchenden Person gehören können. Erst wenn keiner passt, wird ein neuer Patient angelegt.
Wird ein neuer Patient angelegt, obwohl es einen ähnlichen gibt (z. B. mit gleichem Namen, aber ohne Geburtsdatum), meldet die Glocke „Online-Termin prüfen“. Ist es dieselbe Person, öffnen Sie den Termin, wählen dort den vorhandenen Patienten, tragen bei ihm das Geburtsdatum ein, falls es fehlt, und sperren danach den neu angelegten Patienten – seine Nummer steht in der Meldung (siehe unten). Die spätere Bestätigung der Buchung ändert Ihre Wahl nicht.
Patienten, die im Altsystem bereits als Duplikat zusammengeführt waren, sind nach der Datenübernahme gesperrt. Ihr interner Hinweis nennt die Nummer des Patienten, mit dem sie zusammengeführt wurden.
Patientenlimit in TCMSOFTsingle
TCMSOFTsingle ist auf 200 Patienten begrenzt. Gezählt werden alle Patienten, die weder gesperrt noch gelöscht sind. Ist die Grenze erreicht, erscheint bei Neuer Patient der Hinweis „Sie haben die maximale Anzahl an Patienten erreicht.“ mit einer Erklärung. Ab TCMSOFTsingle Unlimited gibt es keine Grenze; für den Wechsel wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei TCMSOFT (siehe Editionen).
Patienten sperren
Ein gesperrter Patient bleibt mit allen Daten erhalten, wird aber nirgends mehr angezeigt: nicht in der Patientenliste und nicht in den Auswahlfeldern für Termine, Wartezimmer und Zuordnungen.
- Patientenseite öffnen (in der Akte das Stift-Symbol).
- Oben Sperren klicken und die Frage „Patient sperren?“ bestätigen.
Hinweis: Eine Schaltfläche zum Entsperren gibt es in TCMSOFT nicht. Sperren Sie nur, wenn Sie den Patienten wirklich nicht mehr sehen möchten.
Patienten löschen
- Patientenseite öffnen.
- Oben Löschen klicken und die Sicherheitsfrage bestätigen.
Gelöscht werden kann ein Patient nur, wenn seine Akte keine Einträge aus den letzten 10 Jahren enthält. Sonst meldet TCMSOFT „Es gibt Akteneinträge die jünger als 10 Jahre alt sind.“ und löscht nicht. Der gelöschte Patient verschwindet aus allen Listen und zählt nicht mehr zum Patientenlimit.
Achtung: Ärztliche Aufzeichnungen sind aufzubewahren. Die 10-Jahres-Sperre schützt davor, eine Akte innerhalb dieser Frist versehentlich zu entfernen. Für Patienten, die nur nicht mehr erscheinen sollen, ist Sperren der richtige Weg.
Tipps und typische Fragen
- Ich finde einen Patienten nicht, den es gibt. Prüfen Sie, ob in der Liste noch ein Suchbegriff oder ein Spaltenfilter aktiv ist – TCMSOFT merkt sich beides. Gesperrte Patienten erscheinen grundsätzlich nicht.
- Kann ich nach Patientennummer suchen? Das Suchfeld sucht nur in Namen und Kürzeln. Für die Nummer sortieren Sie nach Pnr oder nutzen den Filter der Spalte.
- Warum öffnet der Doppelklick die Akte und nicht die Patientendaten? Im Alltag braucht man meist die Akte. Die Patientendaten öffnen Sie dort über das Stift-Symbol.
- Eine MFA sieht den Menüpunkt Patienten nicht. (ab TCMSOFTpro) Ihre Rolle braucht das Recht Patienten, siehe Benutzer und Rollen.