Die Akte im Überblick

Menü: Patienten › Doppelklick auf den Patienten

Die Akte ist die zentrale Arbeitsseite zu einem Patienten. Hier sehen Sie alle Einträge – Dokumentationen, Briefe, Rezepte, Bescheinigungen, Dateien, Abrechnungsfälle – nach Tagen geordnet, und legen neue an. Von hier aus buchen Sie auch Diagnosen und Leistungen in den Abrechnungsfall.

Die Akte öffnen Sie per Doppelklick in der Patientenliste. Sie erreichen sie auch aus dem Terminkalender, von der Patientenseite, aus der Seite Abrechnung und aus dem Eingang.

Aufbau der Seite

Die Seite ist in drei Bereiche geteilt. Die Trennlinien lassen sich mit der Maus verschieben.

Leiste oben: Name und Alter des Patienten, der Stift öffnet die Patientendaten, das Menüsymbol (drei Striche) öffnet das Akte-Menü. Zurück führt zur Patientenliste.

Links – zwei Reiter:

• Patienteninfo: Cave (rot), Geschlecht, Gewicht, Größe, Kontakte, Adresse, Versichertenart, Vertragsart, Bemerkung. Fehlt ein unterschriebener Vertrag, erscheint Offene Verträge mit einer Schaltfläche zum Hochladen des PDFs. Unter Abrechnungsfall zeigt eine Schaltfläche die offenen Fälle mit Summe („Kein offener Fall“, „Offener Fall …“ oder „2 offene Fälle …“); ein Klick zeigt den Inhalt und Fall öffnen. Unter Termine stehen die kommenden Termine mit den Schaltflächen Terminzettel (drucken) und E-Mail. Ab TCMSOFTsingle Unlimited steht hier außerdem der Patienten-Code.
• Dauerdiagnosen: die Dauerdiagnosen des Patienten (siehe unten).

Mitte – die Liste der Einträge: alle Akteneinträge, nach Tagen gruppiert, der neueste oben.

Rechts – vier Reiter: Akteinträge erstellen, Diagnosenkatalog, Ziffernkatalog und Dokumentationsvorlagen. Die Reiter zeigen nur ein Symbol; der Name erscheint, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen. Auf schmalen Bildschirmen können Sie diesen Bereich mit dem kleinen Pfeil an der rechten Trennlinie einklappen – die Liste der Einträge bekommt dann den frei werdenden Platz, die Patienteninfo links bleibt stehen. Ein zweiter Klick auf den Pfeil holt die Reiter zurück. Beim nächsten Öffnen einer Akte ist der Bereich wieder aufgeklappt.

Die Liste der Einträge

• Über den Pfeil am Zeilenanfang klappen Sie den vollständigen Inhalt auf.
• Das Suchfeld oben rechts sucht im Kürzel, in der Kurzfassung und im ganzen Inhalt der Einträge – auch in dem, was erst beim Aufklappen zu sehen ist. Mehrere Wörter müssen alle vorkommen. Weitere Filter gibt es nicht.
• Ist die Liste zu schmal für ihre Spalten (Tablet, Smartphone oder ein schmal gezogener Bereich), stehen die Spalten untereinander; Duplizieren steht dann unter dem Eintrag, der vollständige Inhalt über Details erweitern.
• Ein Doppelklick öffnet den Eintrag zum Bearbeiten.
• Kommen Laborbefunde, Gerätedaten, Bilder oder Scans von außen an, lädt sich eine offene Akte von selbst neu.

Neuen Eintrag anlegen

1. Öffnen Sie rechts den Reiter Akteinträge erstellen. Er listet alle Dokumentationstypen, die Ihre Edition enthält, jeweils mit ihrer Farbe – in der Reihenfolge, die Ihre Praxis festgelegt hat (siehe Dokumentationstypen › Reihenfolge in der Akte).
2. Klicken Sie auf den gewünschten Typ, z. B. Dokumentation oder Brief.
3. Die Eingabeseite öffnet sich. Datum ist „jetzt“, Leistungserbringer ist der Standard-Leistungserbringer.
4. Füllen Sie den Eintrag aus und klicken Sie auf Speichern. Sie kehren zur Akte zurück.

DICOM-Bilder entstehen nur durch den Empfang vom Gerät (DICOM-Bilder), Bescheinigungen aus dem Altsystem werden nur angezeigt – beide stehen deshalb nicht in der Liste. Welche Typen es gibt und wie sie heißen, legen Sie unter Dokumentationstypen fest.

Eintrag bearbeiten, drucken, versenden, löschen

Die Eingabeseiten haben oben eine einheitliche Leiste:

Nicht jede Seite hat alle Schaltflächen – Information gibt es aber auf jeder. Ist das Fenster schmal, liegen die hinteren Schaltflächen (oft Information und Versionen) unter den drei Punkten rechts in der Leiste.

Mit einem anderen Drucklayout drucken

Ein langes Rezept passt nicht auf DIN A5? Mit Drucken mit … wählen Sie für diesen Eintrag ein anderes Drucklayout, zum Beispiel „Rezept A4“:

1. Klicken Sie auf Drucken mit ….
2. Wählen Sie das Drucklayout. „(Standard)“ ist das Layout des Dokumentationstyps.
3. Klicken Sie auf Drucken. Der Eintrag wird gespeichert und mit diesem Layout gedruckt.

Der Eintrag merkt sich die Wahl: Auch jedes spätere Drucken nimmt dieses Layout. Unter Information steht dann Drucklayout mit dem Namen. Zurück zum Layout des Typs kommen Sie über Drucken mit … und „(Standard)“. Hat das Layout einen festen Drucker (siehe Drucklayouts), schlägt das Druckfenster diesen vor. Der E-Mail-Versand nimmt weiter das E-Mail-Layout des Typs. Wird das gewählte Layout gelöscht, druckt der Eintrag wieder mit dem Layout des Typs.

Welche Layouts zur Wahl stehen, legen Sie beim Dokumentationstyp unter Weitere Drucklayouts fest (Dokumentationstypen). Ohne weitere Layouts gibt es Drucken mit … nicht.

Datum des Eintrags

Jeder Eintrag hat ein Datum, nach dem er in der Akte einsortiert ist. Sie ändern es über Information und speichern es mit Speichern (oder Drucken, Email) der Seite. Das Datum des Eintrags darf von einem Datum auf dem Dokument abweichen – etwa vom Feld Festgestellt am der AU, Ausgestellt am des Attests oder dem Berichtsdatum eines Laborbefunds. Ein neuer Endbefund des Labors übernimmt sein Berichtsdatum nur, solange Sie das Datum des Eintrags nicht selbst geändert haben.

Seiten ohne automatisches Speichern (Laborbefund, Laborauftrag, Messung, DICOM-Bilder, Datei, Bilder) fragen beim Verlassen nach, wenn Sie Datum oder Leistungserbringer geändert, aber noch nicht gespeichert haben: Bestätigen speichert beides, Abbrechen verwirft die Änderung.

Einträge aus dem Altsystem sind oft gesperrt. Auch dort lassen sich Datum und Leistungserbringer ändern: Zeigt die Seite den gesperrten Eintrag nur an (Laborbefund, Laborauftrag, Messung, Datei, Bilder), steht im Fenster Information zusätzlich Übernehmen, das beides speichert – der Inhalt des Eintrags bleibt, wie er ist. Auf den übrigen Seiten speichern Sie wie gewohnt mit Speichern. So tragen Sie auch ein fehlendes Datum nach, das die Datenübernahme gemeldet hat.

Per E-Mail senden

Das Fenster zeigt links Account, Betreff und Nachricht, rechts die möglichen Empfänger: E-Mail-Adressen des Patienten, seiner Bezugspersonen und aus dem Adressbuch. Haken Sie einen oder mehrere Empfänger an und klicken Sie auf Senden. Der Eintrag bekommt in der Liste den Briefumschlag. In der Nachricht fügen Sie mit # oder dem Puzzleteil Textbausteine ein, etwa eine Grußformel; Esc schließt dabei nur die Liste, nicht das Fenster.

Die Spalte Anhang zeigt, ob der Anhang verschlüsselt oder ohne Passwort hinausgeht. Ohne hinterlegtes Email-Passwort warnt TCMSOFT, lässt den Versand aber zu.

Versionen

Versionen öffnet die Versionshistorie: je Änderung Datum und Uhrzeit, Benutzer und die geänderten Felder mit altem und neuem Wert. Die Übersicht ist zum Nachlesen da; eine alte Version zurückholen können Sie dort nicht.

Automatisches Speichern

Dokumentation, Brief, Rezepte, Attest, AU-Bescheinigung, Überweisung, Biometrie und eigene Formulare sichern sich zusätzlich selbst: in festen Abständen, beim Verlassen der Seite und sobald die Verbindung abbricht (Ruhezustand, Fenster geschlossen, Rechner aus). Oben in der Leiste steht dann „Gesichert“ mit der Uhrzeit. Ein bloß geöffneter neuer Eintrag wird nicht angelegt. Einzelheiten und den Abstand finden Sie unter Autom. Speichern.

Eintrag duplizieren

Klicken Sie in der Liste am Zeilenende auf das Symbol Duplizieren. TCMSOFT legt eine Kopie mit dem heutigen Datum an und öffnet sie sofort. Die Kopie gilt als nicht versendet; ein kopierter Abrechnungsfall ist wieder offen.

Nicht duplizieren lassen sich ein Laborauftrag, ein Eintrag Dateien, Bescheinigungen aus dem Altsystem und ein bereits abgerechneter Abrechnungsfall.

Dauerdiagnosen

Dauerdiagnosen begleiten den Patienten über alle Abrechnungsfälle hinweg.

• Anlegen: Reiter Diagnosenkatalog rechts, am Ende der Diagnosenzeile auf Als Dauerdiagnose hinzufügen klicken.
• Bearbeiten: Doppelklick im Reiter Dauerdiagnosen. Felder: Code, Seit, Diagnose, Lokalisation, Sicherheit, Erläuterung, Ausnahmetatbestand. In der Erläuterung fügen Sie mit # Textbausteine ein; Diagnose und Ausnahmetatbestand bieten bewusst keine an.
• In den Abrechnungsfall übernehmen: Plus-Symbol in der Zeile (Dauerdiagnose zu Abrechnungsfall hinzufügen).
• Löschen: Papierkorb-Symbol in der Zeile.

Diagnosen und Leistungen direkt aus der Akte buchen

Mit den Reitern Diagnosenkatalog und Ziffernkatalog buchen Sie ohne Umweg in den offenen Abrechnungsfall:

1. Wählen Sie oben im Reiter den Katalog.
2. Über das Zahnrad legen Sie bei Bedarf Leistungsdatum und Leistungserbringer fest, bei Diagnosen auch Lokalisation und Sicherheit. Ohne Angabe gilt „jetzt“.
3. Doppelklicken Sie auf die Diagnose oder Ziffer. Eine Meldung bestätigt, was hinzugefügt wurde.

Gibt es keinen offenen Abrechnungsfall, legt TCMSOFT einen an. Hat der Patient frühere Fälle mit Diagnosen, fragt TCMSOFT zuerst im Fenster Abrechnungsfall wählen, ob Sie deren Diagnosen übernehmen möchten. Abbrechen legt einen leeren Fall an. Im Diagnosenkatalog zeigt der Reiter Patient die bekannten Diagnosen des Patienten (Dauerdiagnosen und aktueller Abrechnungsfall). Einzelheiten stehen unter Leistungen und Diagnosen.

Das Akte-Menü

Das Menüsymbol in der Leiste oben bietet:

Patienten-Code

Ab TCMSOFTsingle Unlimited zeigt die Patienteninfo einen Code. Scannen Sie ihn mit der App TCMSOFT Companion, um Fotos und Dokumente direkt in diese Akte zu übertragen. Die App koppeln Sie unter Mobilgeräte.

Scannen in die offene Akte

Edition: ab TCMSOFTpro

Ist in diesem Browser Mein Arbeitsplatz gewählt (Scanner-Symbol unten in der Navigationsleiste), geht ein Scan vom Scanner dieses Arbeitsplatzes in die Akte, die hier gerade offen ist: ein PDF als Eintrag Datei, ein Bild als Eintrag Bilder. Ein grüner Haken am Scanner-Symbol zeigt das an.

• Kommen Sie gerade aus einer anderen Akte, warten Sie etwa 15 Sekunden mit dem Scannen.
• Lassen Sie die Akte offen, bis „Scan abgelegt“ erscheint.
• Sonst kommt der Scan in den Posteingang.

Alles Weitere steht unter Scannen in die Akte.

Tipps und typische Fragen

• Ich habe einen Eintrag nur angefangen – ist er trotzdem da? Ja, sobald Sie etwas eingetragen haben und er einmal gesichert wurde („Gesichert …“ in der Leiste). Brauchen Sie ihn nicht, öffnen Sie ihn und klicken Sie auf Löschen.
• „Automatisches Speichern angehalten“ / „Nicht gespeichert“: Der Eintrag wurde inzwischen an einem anderen Arbeitsplatz geändert oder gelöscht. Verlassen Sie die Seite und öffnen Sie den Eintrag aus der Akte neu. Änderungen seit dem letzten erfolgreichen Speichern gehen dabei verloren.
• „Für den Dokumentationstyp … ist keine Druckvorlage hinterlegt.“ Wählen Sie unter Dokumentationstypen eine Druckvorlage und für den Versand die Gewählte Vorlage für Emailversand.
• „Email-Account des Leistungserbringers konnte nicht geladen werden.“ Beim Leistungserbringer des Eintrags fehlt der Standard Email-Account, siehe Leistungserbringer und E-Mail-Konten.
• Warum fehlt ein Dokumentationstyp in der Liste? Meist gehört er zu einer höheren Edition. Stillgelegte Typen aus dem Altsystem bietet die Liste ebenfalls nicht an; deren alte Einträge lassen sich aber weiter öffnen.

Siehe auch

• Dokumentation
• Scannen in die Akte
• Abrechnungsfälle
• Patientendaten
• Dokumentationstypen
• Editionen