Datenübernahme aus dem bisherigen TCMSOFT

Praxen, die bisher mit dem alten TCMSOFT gearbeitet haben, bringen ihre Daten über die Datenübernahme in das neue TCMSOFT. Das alte Programm speichert in einer PostgreSQL-Datenbank. TCMSOFT liest diese Datenbank über das Netz und schreibt alles in die eigene Datenbank auf dem TCMSOFT-Server. Die Übernahme startet nur der TCMSOFT-Support.

Diese Seite gilt für TCMSOFT 2026.10.8.1.

Achtung: Vor der Übernahme leert TCMSOFT die gesamte Datenbank dieser Praxis: Patienten, Akten, Rechnungen, Termine, Stammdaten und alle Anmeldekonten. Nur das Support-Konto bleibt. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Die alte Datenbank wird dagegen nur gelesen. Am bisherigen TCMSOFT ändert sich nichts.

Salvia Software: Dort ist die Datenübernahme gesperrt. Das bisherige TCMSOFT kannte nur ärztliche Praxen, und die Übernahme richtet die Praxis als ärztliche Praxis ein. Der Reiter Datenübernahme zeigt in Salvia Software deshalb nur die Karte „Keine Datenübernahme in Salvia Software“ mit dem Hinweis, sich an den Prismamed-Support zu wenden, wenn die Praxis Daten aus einer anderen Software mitbringt. Diese Seite gilt nur für TCMSOFT.

Auf einen Blick

Voraussetzungen

Prüfen Sie diese Punkte vor dem Termin mit der Praxis.

1. TCMSOFT läuft auf dem Server und ist im Browser erreichbar, siehe TCMSOFT einrichten. Eine Ersteinrichtung mit eigenem Arztkonto ist nicht nötig. Die Übernahme legt die Konten der Ärzte und Mitarbeiter selbst an.

2. Support-Konto: Sie melden sich mit dem Support-Konto an. Die Praxis muss den Supportzugriff freigegeben haben. Nach einer Neuinstallation ist er frei. Siehe Support-Konto und Supportzugriff.

3. Zugangsdaten des Support-Kontos: beim TCMSOFT-Support erfragen. Das Servermanagement öffnet sich nur mit diesem Konto, einen eigenen Code dafür gibt es nicht mehr.

4. Zugang zur alten Datenbank: Rechnername oder IP-Adresse, Port, Name der Datenbank, Benutzer und Passwort. Das Passwort erfragen Sie beim TCMSOFT-Support bzw. bei der Person, die das bisherige System betreut.

5. Netz: Der TCMSOFT-Server muss die alte Datenbank erreichen. Siehe Verbindung zur alten Datenbank.

6. Das bisherige TCMSOFT ist an allen Arbeitsplätzen beendet und bleibt es bis zum Ende der Übernahme. Was dort währenddessen geändert wird, fehlt in TCMSOFT.

7. Kein Update von TCMSOFT läuft gerade. Den Stand zeigt Stammdaten › Backup, Karte „Programmversion und Updates“.

8. Speicherplatz: Die Dateien aus den Akten kommen in die Datenbank im Datenordner des Servers. Prüfen Sie den freien Platz auf dem Server. Einen Richtwert für den Bedarf gibt es nicht, er hängt vor allem von der Menge der Dateien ab.

   df -h <Datenordner>
   

9. Sicherung: Steht in TCMSOFT schon etwas, das die Praxis behalten will, legen Sie vorher eine Sicherung an: Stammdaten › Backup, Download Backup.

10. Koppeln erst danach: Gekoppelte Prismamed Agents und Mobilgeräte stehen in der Datenbank und gehen beim Leeren verloren. Koppeln Sie sie erst nach der Übernahme.

Zeitpunkt: Das bisherige TCMSOFT muss während der ganzen Übernahme ruhen. Legen Sie den Termin deshalb außerhalb der Sprechzeiten.

Tipp: Verbindung testen und Analysieren lesen nur. Sie ändern weder die alte Datenbank noch TCMSOFT. Sie können die Analyse deshalb schon Tage vor dem Termin machen und die Eignung mit der Praxis klären.

Verbindung zur alten Datenbank

Die Felder

Die Karte Datenbank des bisherigen TCMSOFT im Reiter Datenübernahme hat diese Felder:

Das Zertifikat des PostgreSQL-Servers prüft TCMSOFT auch mit Verschlüsselung verlangen nicht. Binden Sie einen Server außerhalb des Praxisnetzes deshalb nur über VPN an.

Was TCMSOFT auf der alten Datenbank tut:

• Es verbindet sich schreibgeschützt (default_transaction_read_only=on) und unter dem Programmnamen „TCMSOFT Datenuebernahme“. Unter diesem Namen sehen Sie die Verbindungen auf dem PostgreSQL-Server.
• Verbindungsaufbau: höchstens 15 Sekunden. Eine einzelne Abfrage darf bis zu 15 Minuten dauern.
• Während der Übernahme bleibt eine Verbindung stundenlang offen. TCMSOFT hält sie alle 30 Sekunden wach, damit eine Firewall sie nicht trennt.

PostgreSQL für den TCMSOFT-Server öffnen

TCMSOFT läuft im Host-Netz des Servers. Die alte Datenbank sieht die Verbindung deshalb mit der IP-Adresse des TCMSOFT-Servers (NAS bzw. Mikroserver). Viele PostgreSQL-Installationen nehmen von außen keine Verbindung an. Dann stellen Sie auf dem Rechner mit der alten Datenbank Folgendes ein. Es sind allgemeine Einstellungen von PostgreSQL. Wo die Dateien liegen, hängt von der Installation des Altsystems ab.

1. In postgresql.conf muss listen_addresses die Netzwerkadresse des Rechners enthalten, nicht nur localhost:

   listen_addresses = 'localhost,<IP des Legacy-Servers>'
   

2. In pg_hba.conf eine Zeile für den TCMSOFT-Server ergänzen. Als Verfahren nehmen Sie dasselbe wie in den vorhandenen Zeilen:

   host  <Datenbank>  <Benutzer>  <IP des TCMSOFT-Servers>/32  <Verfahren>
   

3. PostgreSQL neu starten. Eine Änderung an listen_addresses wirkt erst nach einem Neustart.

4. Die Firewall des Rechners muss den Port (meist 5432) für den TCMSOFT-Server öffnen.

Ist keine weitere Übernahme geplant, können Sie diese Freigaben danach wieder entfernen.

Verbindung testen

Klicken Sie auf Verbindung testen.

Erfolg: Die Karte „Verbindung“ zeigt „Verbindung steht: PostgreSQL ….“

Fehler: Es erscheint „Die Verbindung zur Datenbank des bisherigen TCMSOFT klappt nicht.“ mit einem dieser Gründe:

Ablauf

1. Servermanagement öffnen

1. Melden Sie sich in TCMSOFT mit dem Support-Konto an.
2. Öffnen Sie das Servermanagement, siehe Servermanagement aufrufen.
3. Wählen Sie den Reiter Datenübernahme.

Sind Sie nicht mit dem Support-Konto angemeldet, erscheint nur die Karte „Nur für den TCMSOFT-Support“.

2. Verbinden und analysieren

1. Verbindungsdaten eintragen und Verbindung testen, siehe oben.
2. Analysieren klicken. Die Analyse zählt nur und ändert nichts.

Es erscheinen zwei Karten:

• Eignung für die Übernahme: das Urteil („Geeignet“, „Geeignet mit Hinweisen“ oder „Noch nicht geeignet“) und die Funktionen des alten Programms, die die Praxis nutzt und die TCMSOFT noch nicht hat oder anders löst. Siehe Eignung.
• Analyse: die Version von PostgreSQL und der alten TCMSOFT-Datenbank und die Anzahlen je Bereich: Ärzte, Patienten, davon gesperrt/gelöscht, Akteneinträge, Rechnungen, Rechnungspositionen, Zahlungen, Dateien, E-Mail-Verlauf, Termine, Laborberichte, Messungen, Ziffern, Produkte, Krankenkassen, Adressbuch. Darunter stehen Hinweise zu Steuerrechnungen und zur Zahl der gelöschten Datensätze.

Scheitert die Analyse, erscheint „Die Datenbank des bisherigen TCMSOFT konnte nicht analysiert werden.“ mit dem Grund. Die Verbindungsfehler sind dieselben wie beim Verbindungstest.

3. Eignung mit der Praxis klären

Besprechen Sie jede Zeile der Karte Eignung für die Übernahme mit der Praxis, bevor Sie starten. Bei „Noch nicht geeignet“ übernehmen Sie nur, wenn die Praxis mit den Einschränkungen arbeiten kann.

4. Übernahme starten

1. Lesen Sie die Karte Übernahme. Steht in TCMSOFT schon etwas, zeigt die Warnung „Diese Datenbank wird vollständig geleert“, was gelöscht wird: frühere Übernahmen, Patienten, Akteneinträge, Rechnungen, Termine und Anmeldekonten der Praxis. Fehlt die Warnung, ist TCMSOFT noch leer.
2. Tippen Sie in das Feld Zur Bestätigung „ÜBERNEHMEN“ eintippen genau ÜBERNEHMEN ein, in Großbuchstaben.
3. Klicken Sie auf Übernahme starten.
4. Ist die Praxis „Noch nicht geeignet“, fragt TCMSOFT zusätzlich: „Diese Praxis ist noch nicht geeignet - trotzdem übernehmen?“. Die Rückfrage nennt die fehlenden Funktionen mit ihrer Anzahl.
5. Bestätigen Sie die Rückfrage „Übernahme jetzt starten?“. Sie nennt noch einmal, was gelöscht wird.

Übernahme starten bleibt grau, solange

• noch nicht analysiert wurde,
• die Verbindungsdaten nach der Analyse geändert wurden (dann steht dort die Warnung „Verbindung geändert“ – erneut Analysieren; übernommen wird nur die zuletzt analysierte Datenbank),
• das Wort im Bestätigungsfeld nicht genau ÜBERNEHMEN lautet.

Beim Klick auf Übernahme starten prüft TCMSOFT vor den Rückfragen zwei Dinge. Den Supportzugriff prüft es nach den Rückfragen direkt vor dem Start noch einmal:

5. Während der Übernahme

Die Karte Übernahme zeigt:

• den Abschnitt, der gerade läuft, und den Knopf Abbrechen,
• Zähler je Bereich,
• die Meldungen, die neuesten oben. Rot sind Warnungen und Fehler.

Die Übernahme läuft im Hintergrund weiter, auch wenn Sie das Fenster schließen. Öffnen Sie den Reiter später wieder, sehen Sie den Stand. Es läuft immer nur eine Übernahme.

Lassen Sie während der Übernahme niemanden in TCMSOFT arbeiten. Die Daten sind bis zum Ende unvollständig, und die Konten der Ärzte und Mitarbeiter entstehen erst gegen Ende.

Die Abschnitte laufen in dieser Reihenfolge. Scheitert ein Abschnitt, bei dem in der letzten Spalte „bricht ab“ steht, endet die ganze Übernahme, weil alles Weitere darauf aufbaut. Scheitert ein anderer Abschnitt, gibt es eine Warnung. Was er nicht geschafft hat, kommt dann vollständig ins interne Archiv.

Zum Schluss prüft TCMSOFT, ob im alten Programm während der Übernahme gearbeitet wurde, und führt die Startprüfungen der Datenbank aus („Abschluss: Startprüfungen der Datenbank …“).

6. Woran Sie den Erfolg erkennen

• Die Karte „Übernahme abgeschlossen“ erscheint mit dem Text „Übernahme abgeschlossen: … Bitte an allen Arbeitsplätzen die Seite neu laden (F5).“ An der Stelle der Auslassung stehen die Summen der Legacy-Zeilen, zum Beispiel gelesen, übernommen und archiviert.
• In der Glocke (Nachrichten) steht „Datenübernahme abgeschlossen“.
• Nach dem Neuladen (F5) endet die Versionsnummer oben in der Navigationsleiste (unter „TCMSOFT“) auf „pro“.
• Die Ärzte und Mitarbeiter können sich mit ihrem bisherigen Kürzel bzw. Benutzernamen anmelden.

Danach folgen die Nacharbeiten.

Eignung

Die Analyse prüft, ob die Praxis im alten Programm Funktionen nutzt, die TCMSOFT noch nicht hat oder anders löst.

Jede Zeile in der Liste trägt eine Marke:

• rot fehlt noch: Diese Funktion macht die Praxis „Noch nicht geeignet“.
• orange Hinweis: mit der Praxis besprechen.
• grau nicht geprüft: Die Abfrage ist gescheitert. Die Erklärung beginnt dann mit „Konnte nicht (vollständig) geprüft werden - bitte im bisherigen TCMSOFT selbst nachsehen, ob die Praxis das nutzt.“ Sehen Sie im alten Programm selbst nach. Scheitert die Abfrage bei einer der Funktionen unter „Fehlt noch“, trägt die Zeile die rote Marke fehlt noch, und die Erklärung beginnt mit demselben Satz.

Neben jeder Zeile stehen die Anzahl und eine Erklärung, was die Übernahme damit macht und was zu tun ist.

„Fehlt noch“, wenn die Praxis die Funktion nutzt:

• Warteliste
• Aufgaben zu Patienten
• DATEV-Export
• Weitere Betriebsstätten (übernommen wird nur die erste, die weiteren liegen im internen Archiv)
• Bescheinigungen Schwangerschaft
• Bescheinigungen Fehl-/Frühgeburt

Bei Warteliste, Aufgaben und den beiden Bescheinigungen prüft TCMSOFT zusätzlich, ob die Funktion noch aktiv genutzt wird: in den letzten 12 Monaten des Datenbestands, gerechnet ab dem jüngsten Akteneintrag. Bei Warteliste und Aufgaben zählen auch noch offene Einträge. Trifft das auf keinen Eintrag zu, wird aus „fehlt noch“ ein Hinweis.

Hinweise:

Immer steht dort auch: „Mit der Übernahme wird die Praxis als TCMSOFTpro eingerichtet - aus dem bisherigen TCMSOFT werden nur Pro-Praxen übernommen.“

Was übernommen wird

Laut Programm übernimmt TCMSOFT Praxis, Ärzte mit ihrer Anmeldung, Mitarbeiter, Patienten, Akten mit Dateien, Rechnungen, Kataloge und Termine. Gelöschte Datensätze kommen ins interne Archiv, gesperrte Patienten bleiben gesperrt. Was TCMSOFT nicht zeigen kann, liegt ebenfalls im internen Archiv.

Nicht übernommen werden:

• das Änderungsprotokoll des alten Programms. Das Änderungsprotokoll in TCMSOFT beginnt mit der Übernahme.
• Drucklayouts. Sie lassen sich grundsätzlich nicht übernehmen.
• S/MIME-Zertifikate für signierte oder verschlüsselte E-Mails
• eigene Auswertungen
• Sperrzeiten der Online-Terminbuchung

Zugangsdaten aus dem alten Programm kommen nie ins Archiv und nie ins Protokoll. Das Protokoll eines Fehlers nennt nur Fehlerart und Programmstelle, keine Werte aus dem Altsystem.

Dauer

Laut Programm dauert die Übernahme „je nach Datenmenge einige Minuten bis Stunden“. Belastbare Messwerte aus echten Praxen liegen noch nicht vor. Planen Sie deshalb großzügig und außerhalb der Sprechzeiten.

Was während der Übernahme gesperrt ist

Nach dem Ende gibt TCMSOFT die Sperre des Update-Dienstes frei. Ein wartendes Update kommt sofort, wenn es Nacht ist (innerhalb von drei Stunden ab der täglichen Prüfzeit) oder wenn die Praxis Jetzt aktualisieren angefordert hatte. Sonst kommt es in der nächsten Nacht. Eine Sperre, die fünf Minuten lang nicht erneuert wurde, gilt als verwaist, zum Beispiel weil TCMSOFT beendet wurde. Siehe auch Updates von TCMSOFT.

Ersteinrichtung: Während der Übernahme und dauerhaft, sobald eine Übernahme in der Datenbank steht (auch eine abgebrochene oder gescheiterte), bietet TCMSOFT keine Ersteinrichtung an. Sonst könnte sich jeder im Praxisnetz ein Arztkonto anlegen. Statt der Ersteinrichtung erscheint der Hinweis „Gerade übernimmt der TCMSOFT-Support die Daten aus dem bisherigen TCMSOFT. …“ bzw. „In diese Datenbank hat der TCMSOFT-Support die Daten aus dem bisherigen TCMSOFT übernommen. …“. Fehlende Konten legt der Support an. Aufheben lässt sich die Sperre nur mit Datenbank neu initialisieren im Servermanagement, und das löscht alles.

Abbrechen, Fehler und Wiederholen

Abbrechen

Klicken Sie auf Abbrechen und bestätigen Sie „Übernahme abbrechen?“. Die Übernahme endet nach dem aktuellen Datensatz. Danach zeigt die Karte „Übernahme nicht abgeschlossen“ den Text „Die Übernahme wurde abgebrochen - die Daten sind unvollständig. Starten Sie sie erneut - sie leert die Datenbank vorher wieder.“

Brechen Sie ab, wenn Sie die falsche Datenbank gewählt haben oder im alten Programm doch noch gearbeitet wird.

Wenn die Übernahme scheitert

Dann erscheint die Karte „Übernahme nicht abgeschlossen“ mit dem Grund. In der Glocke steht „Datenübernahme fehlgeschlagen“.

TCMSOFT wurde mittendrin beendet, zum Beispiel durch einen Neustart des Servers oder des Containers: Dann gibt es keine Karte und keine Meldung in der Glocke. Nach dem Neustart zeigt die Karte Übernahme die Zeile „Letzte Übernahme: … aus … - abgebrochen“, dahinter in Klammern „TCMSOFT wurde während der Übernahme beendet - …“ oder „Abgebrochen - die Daten sind unvollständig. …“. Starten Sie die Übernahme neu.

Die Meldungen verweisen auf „Server / Logs“, den Reiter Logs im Servermanagement. Jeder neue Lauf leert mit der Datenbank auch dieses Protokoll. Lesen Sie es deshalb, bevor Sie die Übernahme neu starten. Frühere Einträge stehen danach nur noch im Protokoll auf dem Server, siehe Servermanagement:

docker logs tcmsoft

Warnungen ohne Abbruch

Wiederholen

Starten Sie die Übernahme einfach neu. Jeder Lauf leert die Datenbank vorher wieder und beginnt von vorn. Alles, was die Praxis seit dem letzten Lauf in TCMSOFT eingetragen hat, geht dabei verloren.

Protokoll eines Laufs

Nach einem Neustart von TCMSOFT zeigt die Karte Übernahme die Zeile „Letzte Übernahme: … aus … - …“ mit Beginn, Quelle und Ergebnis. Der Lauf steht mit Zählern und bis zu 500 Warnungen in der Datenbank (Collection DatenuebernahmeLauf in der Datenbank patient). Weil jeder Lauf die Datenbank vorher leert, bleibt dort nur der letzte Lauf stehen. Während und nach einem Lauf zeigt die Seite die neuesten 300 Meldungen.

Nacharbeiten

Gehen Sie nach einer gelungenen Übernahme diese Liste mit der Praxis durch.

1. An allen Arbeitsplätzen die Seite neu laden (F5).

2. Meldungen lesen. Gehen Sie die Meldungen der Übernahme durch, vor allem die roten, und arbeiten Sie die Hinweise mit der Praxis ab. Dazu gehören auch diese Nachrichten in der Glocke aus den Startprüfungen am Ende der Übernahme:

   • „Rechnung …: Auslagen mit Faktor berechnet“: Die Nachricht nennt den richtigen Betrag und den Weg zur Korrektur, bei gedruckten Rechnungen über Storno und Korrekturrechnung. Siehe Was übernommen wird, Zeile Rechnungen.
   • „Freitext-Ziffern mit Betrag prüfen“: Soll der Betrag weiter berechnet werden, stellt die Praxis den Typ der Ziffer unter Stammdaten › Ziffern auf „Sonstiges Honorar“ oder „Fixbetrag“.

   Siehe auch Meldungen und ihre Bedeutung.

3. Anmeldungen prüfen. Ärzte melden sich mit ihrem bisherigen Kürzel an, Mitarbeiter mit ihrem bisherigen Benutzernamen, jeweils im Feld E-Mail.

   • Konten ohne Passwort: unter Stammdaten › Leistungserbringer (Karte Login) bzw. Stammdaten › MFA-Benutzer (Karte Passwort zurücksetzen) ein Passwort setzen.
   • Fehlt ein Arztkonto, legen Sie es unter Stammdaten › Leistungserbringer, Karte Login, an.
   • Bei MFA-Benutzern eine echte E-Mail-Adresse im Feld E-Mail eintragen. Laut Hinweis im Programm braucht „Passwort vergessen“ eine echte Adresse. Das Feld ist zugleich der Anmeldename: Danach meldet sich der Mitarbeiter mit dieser Adresse an, nicht mehr mit dem bisherigen Benutzernamen. Ob die E-Mail ankommt, steht unter Passwort vergessen oder neu setzen.

4. Vertragsarten prüfen: Stammdaten › Vertragsarten. Rechnet die Praxis über eine PAD-Stelle ab, die Nummern der Vertragsarten mit der Abrechnungsstelle abstimmen.

5. E-Mail-Konten testen: Stammdaten › E-Mail-Konten, Konto öffnen, Testen.

6. Online-Terminbuchung: Sie kommt ausgeschaltet an. Schalten Sie sie erst ein, wenn das alte Programm abgeschaltet ist (Stammdaten › Betriebsstätte, Karte Terminportal, Aktiv, dann Speichern). Sonst gleichen beide Programme mit dem Portal ab. Sperrzeiten der Online-Buchung neu einrichten.

7. Serientermine: Sie reichen bis zwölf Monate nach der Übernahme. Spätere Termine rechtzeitig neu eintragen.

8. DICOM: Das PACS des alten Programms für die Aufbewahrungsfrist weiter betreiben.

9. Geräte koppeln: Prismamed Agents und Mobilgeräte, die vor der Übernahme gekoppelt waren, sind gelöscht. Koppeln Sie sie (neu) und prüfen Sie die Drucker unter Stammdaten › Drucker. Siehe Die Agenten im Überblick und DICOM-Geräte und Mobilgeräte.

10. Altes Programm: Was danach im alten TCMSOFT geändert wird, kommt nicht mehr nach TCMSOFT, außer mit einer neuen, vollständigen Übernahme.

11. Supportzugriff sperren lassen: Die Übernahme legt das Support-Konto aktiv an. Bitten Sie die Praxis, ihn unter Stammdaten › Betriebsstätte, Karte Support, mit Supportzugriff sperren zu sperren.

12. Speicherplatz für Updates: Vor jedem Update sichert der Update-Dienst die Datenbank. Nach der Übernahme ist sie deutlich größer. Prüfen Sie den freien Platz, siehe Updates von TCMSOFT.