Benutzer, Anmeldung und Zugang

Diese Seite beschreibt, wer sich wie bei TCMSOFT anmeldet, welche Rechte es gibt und wie der TCMSOFT-Support Zugang bekommt. Dazu kommen die beiden Verbindungen, die an Konten der Praxis hängen: die E-Mail-Konten und die Online-Terminbuchung. Die Bedienung für die Praxis beschreibt das Benutzerhandbuch unter „Stammdaten: Praxis › Leistungserbringer“ und „Stammdaten: Praxis › MFA-Benutzer und Rollen“.

Diese Seite gilt für TCMSOFT 2026.10.8.1.

Kontoarten

Konten anlegen und ändern darf ein Arzt oder ein Mitarbeiter mit dem Recht Mitarbeiterkonten und Rollen verwalten.

Das erste Konto: Nach einer Neuinstallation zeigt die Anmeldeseite „Noch kein Konto eingerichtet“ mit Zur Ersteinrichtung. Dort legt die Praxis das erste Arztkonto an. Alternativ legt der Support es mit dem Support-Konto unter Stammdaten › Leistungserbringer, Karte Login, an. Siehe Ersteinrichtung der Praxis. Nach einer Datenübernahme gibt es keine Ersteinrichtung; die Konten kommen aus dem bisherigen TCMSOFT.

Rollen und Rechte

Jedes Konto hat genau eine Rolle. Eine Rolle ist ein Paket von Rechten.

Die Rechte einer Rolle stehen in zwei Karten:

• Sichtbare Module: Abrechnung, Auswertung, Stammdaten, Patienten, Termine, Bibliothek, Adressbuch.
• Verwaltung: Mitarbeiterkonten und Rollen verwalten. Das entspricht dem Recht „Admin“ im bisherigen TCMSOFT.

Einige Seiten hängen an einem Modul, ohne so zu heißen:

Fehlt ein Recht, fehlt der Menüpunkt, und auch der direkte Aufruf der Adresse ist gesperrt. Das Servermanagement hängt an keinem Recht: Es öffnet sich nur mit dem Support-Konto.

Bei einer Datenübernahme werden die Rechte der Mitarbeiter aus dem bisherigen TCMSOFT zu Rollen.

Anmeldung

Die Seite Anmelden hat die Felder E-Mail und Passwort, den Haken Angemeldet bleiben, den Knopf Anmelden und den Link Passwort vergessen (er sagt nur, wer ein neues Passwort setzt). Unterstützt der Browser Passkeys, erscheint zusätzlich Mit Passkey anmelden.

Anmeldename: Das Feld E-Mail nimmt den Anmeldenamen. Das kann eine E-Mail-Adresse oder ein Name ohne „@“ sein. Konten aus dem bisherigen TCMSOFT melden sich so an:

• Ärzte mit ihrem bisherigen Kürzel,
• Mitarbeiter mit ihrem bisherigen Benutzernamen,
• jeweils mit dem bisherigen Passwort.

Wer im alten Programm kein Passwort hatte, kann sich erst anmelden, wenn jemand ein Passwort setzt.

Wenn die Anmeldung scheitert, zeigt TCMSOFT immer „Anmeldung fehlgeschlagen. Bitte prüfe deine Eingaben.“ Die Meldung unterscheidet bewusst nicht zwischen

• falschem Anmeldenamen oder Passwort,
• gesperrtem Konto (Schalter Anmeldung erlaubt aus, gesperrter Supportzugriff),
• vorübergehender Sperre nach Fehlversuchen.

Sperre nach Fehlversuchen: Ab dem dritten Fehlversuch ist das Konto kurz gesperrt, zuerst 15 Sekunden. Mit jedem weiteren Fehlversuch verdoppelt sich die Zeit, höchstens auf 30 Minuten. Eine erfolgreiche Anmeldung setzt den Zähler zurück, ebenso 15 Minuten ohne Fehlversuch (einzelne Tippfehler über Wochen summieren sich also nicht). Warten Sie die Sperrzeit ab, oder ein Berechtigter hebt die Sperre sofort auf: beim Konto (Stammdaten › MFA-Benutzer bzw. Karte Login des Leistungserbringers) erscheint dann die Warnkarte „Anmeldung vorübergehend gesperrt“ mit Jetzt entsperren.

Anmeldung springt immer wieder zur Anmeldeseite: In tcmsoft.env ist Server__SichereCookies=true gesetzt, TCMSOFT wird aber über http:// aufgerufen. Richten Sie HTTPS ein oder nehmen Sie die Zeile wieder heraus. Siehe Netzwerk und HTTPS.

Passwort vergessen oder neu setzen

Passwort von einem Berechtigten setzen lassen

Das ist der verlässliche Weg. Berechtigt ist ein Arzt oder ein Mitarbeiter mit dem Recht Mitarbeiterkonten und Rollen verwalten.

Mitarbeiter:

1. Stammdaten › MFA-Benutzer, den Benutzer doppelklicken.
2. Karte Passwort zurücksetzen: Neues Passwort und Wiederholen eintragen.
3. Passwort setzen klicken. Das neue Passwort gilt sofort.

Arzt:

1. Stammdaten › Leistungserbringer, den Arzt doppelklicken.
2. Karte Login: Neues Passwort und Wiederholen eintragen.
3. Oben Speichern klicken.

Ein Passwort hat mindestens 8 Zeichen. Ist es kürzer, meldet TCMSOFT „Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein“.

Ein angemeldeter Arzt kann sein eigenes Passwort auf seiner Seite unter Stammdaten › Leistungserbringer selbst neu setzen. Mitarbeiter können ihr eigenes Passwort unter Stammdaten › MFA-Benutzer nicht ändern.

In TCMSOFTsingle und TCMSOFTsingle Unlimited gibt es nur einen Arzt. Hat er sein Passwort vergessen, bleibt nur der Support: Er setzt das Passwort mit dem Support-Konto neu, und dafür muss der Supportzugriff frei sein.

„Passwort vergessen“ auf der Anmeldeseite

Einen Link zum Zurücksetzen per E-Mail verschickt TCMSOFT nicht: Für die Mails der Anmeldung ist kein Postausgang eingerichtet, die E-Mail-Konten unter Stammdaten › E-Mail-Konten gelten nur für den Versand aus der Praxis. Der Link Passwort vergessen führt deshalb zu einem Hinweis, wer hilft: „Einen Link zum Zurücksetzen per E-Mail gibt es in TCMSOFT nicht. Ein neues Passwort setzt Ihnen ein Arzt oder ein Mitarbeiter mit dem Recht „Mitarbeiterkonten und Rollen verwalten“ in den Stammdaten. Sind Sie allein in der Praxis, hilft Ihnen der TCMSOFT-Support.“ (In Salvia Software steht dort „Behandler“ und der Prismamed-Support.)

Konto sperren

Schalten Sie Anmeldung erlaubt aus und klicken Sie auf Speichern:

• Mitarbeiter: Stammdaten › MFA-Benutzer, Karte Konto.
• Arzt: Stammdaten › Leistungserbringer, Karte Login.

Ist die Person gerade angemeldet, wird sie beim nächsten Seitenwechsel abgemeldet. Auch „Angemeldet bleiben“ gilt danach nicht mehr. Das eigene Konto lässt sich nicht sperren.

Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys

Anmelden mit Zwei-Faktor: Ist die Zwei-Faktor-Anmeldung für ein Konto eingeschaltet, fragt TCMSOFT nach dem Passwort nach einem Code: „Gib den 6-stelligen Code aus deiner Authenticator-App ein:“. Ins Feld 2FA-Code kommt der Code aus der App oder ein Recovery-Code, dann Bestätigen. Ein falscher Code ergibt „Ungültiger 2FA-Code“. Nach fünf Versuchen innerhalb von fünf Minuten ist die Eingabe 15 Minuten gesperrt. Dann erscheint „Ungültiger Code. Bitte versuche es erneut.“, auch wenn der Code stimmt.

Einrichten: Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys richtet jeder Benutzer auf seiner Profilseite ein (Knöpfe Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren bzw. Passkey registrieren). In TCMSOFT ist das Profil nicht im Menü verlinkt. Die Seite liegt unter /Account/Manage/Profile.

Seit TCMSOFT 2026.10.15.2 verlangt die Profilseite für jede Änderung an der Anmeldung das aktuelle Passwort: Zwei-Faktor ein- und ausschalten, Recovery-Codes neu erzeugen, Passkey registrieren und E-Mail-Adresse ändern. Die falschen Passwörter zählen für alle Schritte zusammen: Beim fünften innerhalb von 15 Minuten wird der Benutzer abgemeldet, danach nimmt die Profilseite 15 Minuten lang kein Passwort an. Die Anmeldung selbst ist davon nicht gesperrt. Der früher hier genannte Fehler (Dialog zum Aktivieren der Zwei-Faktor-Anmeldung bleibt hängen) ist mit dieser Version behoben.

Recovery-Codes: Beim Einrichten zeigt TCMSOFT Recovery-Codes. Die Praxis muss sie sicher aufbewahren. Ist das Handy mit der Authenticator-App weg, meldet sich der Benutzer mit einem Recovery-Code im Feld 2FA-Code an.

Ohne Handy und ohne Recovery-Codes: TCMSOFT hat keine Funktion, mit der ein anderer Benutzer die Zwei-Faktor-Anmeldung zurücksetzt. Wenden Sie sich an den TCMSOFT-Support. Eine freigegebene Anleitung dafür gibt es noch nicht.

Passkeys sind eingeschaltet. Sie funktionieren nur über HTTPS, und der Reverse-Proxy muss die Kopfzeile X-Forwarded-Proto weiterreichen. Siehe Netzwerk und HTTPS.

Hinweis-Mails der Profilseite: Ab den Prismamed-Paketen 2026.10.15.479 will die Profilseite eine Hinweis-Mail verschicken, wenn ein Benutzer dort seine E-Mail-Adresse ändert (an die bisherige Adresse) oder einen Passkey registriert (an die Kontoadresse). Dafür gilt dasselbe wie bei „Passwort vergessen“: Nach dem Stand des Programmcodes ist kein Postausgang eingerichtet, die E-Mail-Konten unter Stammdaten › E-Mail-Konten werden nicht verwendet, und die Mail geht nicht hinaus. Die Änderung selbst wird trotzdem gespeichert; im Protokoll (docker logs tcmsoft) steht „Hinweis … nicht verschickt“. Das ist nicht im Klicktest geprüft.

Support-Konto und Supportzugriff

Wozu

Mit dem Support-Konto richtet der TCMSOFT-Support eine Installation ein, setzt die Edition, startet die Datenübernahme, legt fehlende Konten an und setzt Passwörter neu. Es hat dieselben Rechte wie die Rolle „Arzt“, also vollen Zugriff auf alle Patientendaten. Nur mit diesem Konto öffnet sich das Servermanagement mit Edition, Programmprotokoll, Datenübernahme und Neu-Initialisieren.

Kenndaten

• Anzeigename „Prismamed Support“, Rolle „SupportAdmin“. Unter diesem Namen erscheint es im Änderungsprotokoll.
• Anmeldename und Passwort erfragen Sie beim TCMSOFT-Support. Das Passwort ist nicht praxisindividuell. Notieren Sie es nie in der Praxis.
• Das Konto ist unsichtbar: Es fehlt unter Stammdaten › MFA-Benutzer. Seine Rolle „SupportAdmin“ fehlt unter Stammdaten › Rollen und lässt sich niemandem zuweisen.
• Es zählt nicht als Konto der Praxis. Auf einer frischen Installation bleibt die Ersteinrichtung deshalb möglich, und der Support kann sich trotzdem anmelden.
• TCMSOFT hält es immer vor. Fehlt es, legt TCMSOFT es beim nächsten Start neu an.

Wann es aktiv ist

Achtung: Nach einer Neuinstallation, einem Neu-Initialisieren und einer Datenübernahme ist der Supportzugriff offen. Bitten Sie die Praxis nach jedem Einsatz, ihn zu sperren.

Freigeben und sperren

Das macht die Praxis selbst, unter Stammdaten › Betriebsstätte, Karte Support. Dafür braucht sie das Modul „Stammdaten“.

1. Die Karte zeigt den Stand:
   • „Der Supportzugriff ist aktuell freigeschaltet. Sperren Sie ihn, sobald der Support die Bearbeitung aus der Ferne abgeschlossen hat.“
   • „Der Supportzugriff ist gesperrt. Schalten Sie ihn nur frei, wenn Sie den Prismamed-Support darum gebeten haben, sich zur Unterstützung aus der Ferne anzumelden. Jede Freigabe und Sperrung wird protokolliert.“
2. Supportzugriff freigeben bzw. Supportzugriff sperren klicken. Das wirkt sofort, ohne Speichern.
3. Die Meldung „Supportzugriff freigegeben.“ bzw. „Supportzugriff gesperrt.“ bestätigt es. Jede Umschaltung steht im Änderungsprotokoll.

Was der Support bei gesperrtem Zugriff merkt:

• Die Anmeldung scheitert mit derselben Meldung wie bei einem falschen Passwort. Im Programmprotokoll steht „Login attempt for deactivated user …“.
• Eine laufende Sitzung des Supports endet beim nächsten Seitenwechsel.
• Wer im Reiter Datenübernahme starten will, bekommt „Support-Zugriff gesperrt“ – „Die Praxis hat den Support-Zugriff gesperrt. Die Übernahme ist erst möglich, wenn sie ihn unter Stammdaten / Betriebsstätte wieder freigibt.“
• Die übrigen Aktionen im Servermanagement brechen mit „Nur für den TCMSOFT-Support“ – „Die Praxis hat den Support-Zugriff gesperrt. …“ ab, auch wenn die Seite schon offen war.

Wie der Support die Praxis erreicht

TCMSOFT hat keine eigene Fernwartung. Der Schalter Supportzugriff gibt nur das Konto frei. Wie der Support an die Oberfläche der Praxis kommt (Fernwartungsprogramm, VPN), stimmen Support und Praxis ab.

Wenn sich niemand mehr anmelden kann

Gehen Sie der Reihe nach vor:

1. Anmeldenamen prüfen. Übernommene Konten melden sich mit Kürzel bzw. Benutzernamen an, nicht mit der E-Mail-Adresse. Wurde im Feld E-Mail des Kontos inzwischen eine echte Adresse eingetragen, gilt diese.
2. Sperrzeit abwarten. Nach mehreren Fehlversuchen höchstens 30 Minuten.
3. Passwort setzen lassen von einem anderen Berechtigten, siehe Passwort vergessen oder neu setzen.
4. Support-Konto: Ist der Supportzugriff frei, meldet sich der Support an und setzt das Passwort neu.
5. Supportzugriff gesperrt und niemand kann sich anmelden: Dafür gibt es in der Oberfläche keinen Weg. Datenbank neu initialisieren und die Datenübernahme schalten das Support-Konto zwar frei, setzen aber die Anmeldung mit genau diesem Konto voraus und löschen alle Daten. Das ist keine Lösung. Wenden Sie sich an den TCMSOFT-Support. Ändern Sie nichts selbst in der Datenbank.

E-Mail-Konten

Wozu: Über die E-Mail-Konten verschickt TCMSOFT Dokumente aus dem Programm, zum Beispiel Briefe, Rezepte und Terminzettel. TCMSOFT liefert die E-Mails per SMTP an den Postausgang des E-Mail-Anbieters der Praxis.

Wo: Stammdaten › E-Mail-Konten, in allen Editionen. Die Detailseite „E-Mail-Konto“ hat die Karten Email Account, SMTP Server und Sonstiges und oben die Knöpfe Speichern, Löschen und Testen. Die Felder erklärt das Benutzerhandbuch unter „Stammdaten: Praxis › E-Mail-Konten“.

Zuordnung: Jeder Leistungserbringer hat ein Standard Email-Account, die Betriebsstätte ein Email Account. Eine Neuinstallation legt ein leeres Konto „Email“ an. Füllen Sie es aus.

Netz: Der TCMSOFT-Server muss den SMTP-Server des Anbieters auf dem eingetragenen Port erreichen. Den Port nennt der Anbieter; der Hinweis am Feld Port nennt die üblichen 587, 465 und 25.

Verschlüsselung: Mit SSL aktivieren verbindet TCMSOFT auf Port 465 sofort verschlüsselt, auf allen anderen Ports per STARTTLS; ohne den Schalter unverschlüsselt. Port 587 und 465 brauchen also SSL aktivieren.

Testen:

1. Konto öffnen, Testen klicken.
2. Zuerst prüft TCMSOFT die Pflichtfelder. Fehlt etwas, nennt die Meldung es, zum Beispiel „Es wurde kein SMTP Server angegeben“, „Es wurde kein SMTP Port angegeben“, „Es wurde kein SMTP Benutzername angegeben“, „Es wurde kein SMTP Passwort angegeben“ oder „Es wurde keine Absenderemail angegeben“.
3. Dann meldet sich TCMSOFT am Server an. Eine E-Mail verschickt der Test nicht.

Erfolg: „Emaileinstellungen erfolgreich überprüft.“

Fehler: „E-Mail-Konto nicht in Ordnung“ mit dem Grund:

Die technische Meldung der Mail-Bibliothek steht im Programmprotokoll („Prüfung des E-Mail-Kontos … gescheitert“).

Gut zu wissen:

• Eine Änderung gilt sofort an allen Arbeitsplätzen. TCMSOFT liest die Konten vor jedem Versand neu.
• Beim Versand kann „Das E-Mail-Konto ist nicht einsatzbereit. Bitte unter Stammdaten / Email Accounts prüfen.“ erscheinen. Dann Konto öffnen und Testen.
• Signierte oder verschlüsselte E-Mails (S/MIME) kann TCMSOFT nicht.
• Nach einer Datenübernahme stehen die SMTP-Einstellungen des alten Programms samt Passwort in TCMSOFT. Gleiche Konten sind zusammengelegt. Testen Sie jedes Konto.
• Für „Passwort vergessen“ werden diese Konten nicht verwendet, siehe oben.

Online-Terminbuchung

Wozu: Patienten buchen Termine im Internetportal der Praxis unter https://<Domainname>.arzttermin-buchen.de. TCMSOFT holt die Buchungen ab und trägt sie in den Kalender ein. Die Bedienung beschreibt das Benutzerhandbuch unter „Termine und Wartezimmer › Online-Termine“.

Einrichten: Stammdaten › Betriebsstätte, Karte Terminportal:

Danach oben Speichern und in der Karte Alles synchronisieren klicken. Scheitert der Abgleich, erscheint „Fehler beim Synchronisieren der Termine mit dem Portal.“

Netz: Die Verbindung geht nur von TCMSOFT nach außen, per HTTPS zu https://<Domainname>.arzttermin-buchen.de. Nach dem Stand des Programmcodes ruft das Portal TCMSOFT nicht auf. Eine Portfreigabe nach innen ist deshalb nicht nötig. Beim bisherigen Portal fragt TCMSOFT alle 2 Sekunden nach neuen Nachrichten und gleicht stündlich alle Online-Termine ab. Was das Portal nicht kennt, meldet TCMSOFT einmal am Tag in der Glocke („Online-Termin prüfen: …“), gelöscht wird nichts.

Erst die Version, dann der Umzug: Das Umschalten auf das neue Terminportal beherrscht TCMSOFT ab Version 2026.11.5.1. Ziehen Sie eine Praxis erst um, wenn ihr Server mindestens diese Version zeigt (Stammdaten › Backup, Feld Installierte Version). Ältere Versionen bekommen vom neuen Portal keine Buchungen. Nach dem Umzug gehen die Patienten mit E-Mail-Adresse ans Portal; der Vertrag zur Auftragsverarbeitung muss es vorher nennen.

Neues Terminportal (Prismamed Termin): TCMSOFT prüft alle 10 Minuten, wer unter der Adresse antwortet, und schaltet nach dem Umzug der Praxis von selbst um, meist schon nach Sekunden - gleiche Adresse, gleicher API Key. Dann bleibt eine HTTPS-Anfrage offen, bis das Portal eine Buchung meldet (Long-Polling, höchstens 50 Sekunden, dann die nächste); Buchungen sind dadurch sofort im Kalender. Änderungen im Kalender gehen nach drei Sekunden hinaus, stündlich alles. Eine Firewall oder ein Proxy muss Anfragen bis 80 Sekunden Dauer zulassen. Bei einer Störung wiederholt TCMSOFT nach 2, 5, 10 und 30 Sekunden, dann jede Minute; dauert sie länger als 15 Minuten, steht „Keine Verbindung zum Terminportal“ mit dem Grund in der Glocke (höchstens einmal je Stunde). Den Zustand zeigt die Karte Terminportal. Eine Praxis, die neu ins Portal kommt, fügt dort den Verbindungscode aus dem Portal (Schnittstellen) ein. Übertragen werden auch die Patienten mit E-Mail-Adresse (Stammdaten ohne medizinische Angaben, nie mit Portalzugang).

Woran Sie den Erfolg erkennen: Online gebuchte Termine erscheinen im Kalender, und die Glocke bleibt ohne Fehlermeldungen zum Online-Termin.

Wenn nicht: Bei Fehlern schreibt TCMSOFT in die Glocke, zum Beispiel „Fehler beim Verarbeiten der Online-Termin Servernachrichten.“, „Fehler im Online-Termin Worker.“ oder „Fehler beim Verarbeiten einer Online-Termin Nachricht.“. TCMSOFT versucht es weiter bei jedem Abruf, also etwa alle 2 Sekunden. Dieselbe Meldung kommt aber höchstens einmal je Stunde in die Glocke; das Programmprotokoll zeigt jeden einzelnen Fehler. Ist das Portal nicht erreichbar oder sind Domainname oder API Key falsch:

1. Stammdaten › Betriebsstätte, Karte Terminportal: Aktiv ausschalten und Speichern.
2. Domainname und API Key mit dem TCMSOFT-Support klären. Prüfen, ob der Server ins Internet kommt.
3. Aktiv wieder einschalten und Speichern.

Nach einer Datenübernahme: Domainname und API Key kommen mit, die Buchung ist aber ausgeschaltet. Schalten Sie sie erst ein, wenn das alte Programm abgeschaltet ist, sonst gleichen beide mit dem Portal ab. Sperrzeiten der Online-Buchung richtet die Praxis neu ein.